Tanpa pendekatan yang sistematis, audit berpotensi kehilangan esensi pengendalian mutu. Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut mengenai tujuan, pedoman, tugas auditor, tahapan audit, hingga contoh pelaksanaannya.
Apa itu Audit Internal Puskesmas?
Audit internal puskesmas adalah penilaian yang dilakukan terhadap puskesmas dengan cara membandingkan antara standar yang telah disepakati (kriteria audit) dengan praktiknya di lapangan (bukti audit). Audit ini tidak bertujuan untuk mencari kesalahan manajemen, melainkan membantu manajemen untuk meningkatkan mutu atau kinerja organisasi.
Secara sederhana, audit yang dilakukan terhadap unit kesehatan seperti puskesmas merupakan langkah pengawasan dan pengendalian internal bagi manajemen puskesmas. Dengan demikian, potensi risiko dapat terdeteksi sedini mungkin, pengelolaan sumber daya lebih efisien, dan pengambilan keputusan lebih akurat.
Dalam konteks ini, pelaksana audit internal adalah karyawan puskesmas yang telah dipilih oleh Kepala Puskesmas untuk melaksanakan audit internal. Sama seperti auditor lain, auditor puskesmas harus menerapkan prinsip audit yang etis, terbuka, diplomatis, luwes, tangguh, tegas, dan percaya diri saat bertugas.
Tujuan Audit Internal Puskesmas
- Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, proses pelayanan, kinerja pelayanan UKM, UKP, maupun administrasi sebagai dasar perbaikan mutu dan peningkatan kinerja.
- Membantu pimpinan melaksanakan tanggung jawabnya melalui analisa, penilaian, pemberian saran, dan komentar terkait kegiatan UKM.
- Mengidentifikasi dan meminimalkan risiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan layanan.
- Sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Pedoman Audit Internal Puskesmas yang Perlu Dipahami
Audit internal di Puskesmas adalah mekanisme penting untuk memastikan mutu layanan kesehatan, kepatuhan terhadap standar akreditasi, serta transparansi pengelolaan. Oleh karena itu, pelaksana audit dalam konteks ini harus memiliki kompetensi yang relevan.
Selain itu, penting bagi auditor memahami pedoman audit yang digunakan dalam proses audit ini. Mulai dari tujuan utama, prinsip dasar audit internal, tahapan audit untuk puskesmas, hingga peran tim audit internal. Dengan memahami hal-hal tersebut, auditor dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan standar yang berlaku.
Tugas Tim Audit Internal Puskesmas
Secara umum, tugas tim audit internal puskesmas adalah menjalankan proses audit itu sendiri. Lebih lanjut, tugas-tugas tim audit mencakup beberapa hal sebagai berikut.
- Menyusun rencana kerja audit internal.
- Menyusun jadwal pelaksanaan audit internal.
- Melaksanakan audit internal terhadap kinerja pelayanan Unit Pelaksana Teknis (UPT) puskesmas.
- Menyusun laporan audit internal sesuai dengan Pedoman Audit Internal.
- Melaporkan hasil temuan audit kepada kepala puskesmas.
- Turut serta dalam rapat tinjauan manajemen untuk menindaklanjuti hasil temuan audit.
Tahapan Audit Internal Puskesmas
1. Penyusunan Rencana Audit
Tahap pertama dalam audit internal puskesmas adalah merencanakan audit. Tahap ini mencakup penentuan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit, hingga menyiapkan instrumen audit.
Seluruh kegiatan audit selama satu tahun harus direncanakan sebagai program audit internal. Nantinya, program audit internal tersebut akan dijadikan dasar untuk menyusun rencana audit tiap unit kerja yang akan diaudit.
2. Pengumpulan Data
Selanjutnya, auditor melakukan pengumpulan data menggunakan instrumen audit berdasarkan standar atau kriteria resmi yang berlaku. Tujuannya adalah agar penilaian bersifat objektif dan terukur. Misalnya, standar akreditasi, Standar Pelayanan Minimal (SPM), standar atau pedoman program, serta standar atau indikator kinerja.
3. Analisis Data Audit
Tahap selanjutnya adalah analisis data audit. Tahap ini juga mencakup perumusan masalah, prioritas masalah, dan rencana tindak lanjut audit. Proses analisis ini dilakukan dengan cara membandingkan data dengan standar atau kriteria yang digunakan oleh puskesmas.
Dengan demikian, dapat diperoleh temuan-temuan berupa ketidaksesuaian antara praktik dan standar yang ada. Temuan tersebut nantinya akan menjadi bahan pembahasan dengan auditee untuk menentukan prioritas masalah yang akan ditindaklanjuti.
4. Pelaporan dan Diseminasi Hasil Audit
Tahap terakhir adalah pelaporan dan diseminasi atau pemberian saran kepada auditee. Ketika laporan sudah disusun, auditor wajib memberikan laporan kepada Kepala Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FTKP) dan hasilnya disampaikan kepada unit yang diaudit.
Contoh Audit Internal Puskesmas
Untuk mendapatkan gambaran lebih jelas, berikut adalah contoh laporan audit Puskesmas Maju Jaya (fiktif) 2019.
1. Latar Belakang, Tujuan, dan Ruang Lingkup Audit
- Latar belakang: ditemukan bahwa pada tahun 2018, pelayanan loket atau pendaftaran tidak memuat rekam medis dengan lengkap.
- Tujuan: menilai kesesuaian proses pelayanan dan kinerja loket atau pendaftaran, mengaudit proses pendaftaran pasien, dan mengaudit proses pelaksanaan pendaftaran pasien.
- Ruang lingkup: bagian loket atau pendaftaran pasien di Puskesmas Maju Jaya.
2. Metode Pelaksanaan Audit
- Kriteria audit: Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) No. 269 tahun 2008 tentang rekam medis, PMK No. 75 tentang standar kepegawaian, dan PMK No. 46 tahun 2015 tentang akreditasi.
- Metode audit: wawancara, observasi, dan simulasi.
- Auditor: Sherly, Rahmat, dan Bambang.
3. Pelaksanaan Audit
Audit dilaksanakan dengan teknik observasi, wawancara, dan simulasi kegiatan penerimaan pasien di loket atau bagian pendaftaran puskesmas. Berdasarkan hasil wawancara, diakui bahwa petugas loket banyak yang tidak mengisi identitas pasien secara lengkap pada rekam medis, seperti nama sesuai Kartu Keluarga (KK), alamat, dan tanggal kunjungan.
4. Temuan
Berdasarkan wawancara, observasi, dan simulasi, auditor menemukan beberapa hal sebagai berikut.
- Ketidaksesuaian pengisian rekam medis dengan standar pengelolaan rekam medis.
- Ketidakkonsistenan prosedur pendaftaran dengan praktik di lapangan.
- Jumlah petugas loket terbatas dan tidak ada monitoring rutin untuk mengecek kelengkapan rekam medis.
5. Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut
- Mengajukan tenaga rekam medis yang kompeten.
- Menyamakan persepsi antara petugas loket melalui sosialisasi tata cara penulisan kelengkapan rekam medis pasien.
- Mengevaluasi kinerja petugas setiap tiga bulan sekali.
Penutup
Audit internal di Puskesmas bukan hanya formalitas akreditasi, tetapi instrumen manajemen mutu. Proses penilaian ini memungkinkan puskesmas menjaga kualitas layanan, meningkatkan kepercayaan masyarakat, dan memastikan penggunaan sumber daya berjalan transparan dan akuntabel.
Untuk mengoptimalkan proses audit, keberadaan auditor yang kompeten saja tidak cukup. Puskesmas perlu mempertimbangkan penggunaan teknologi yang dapat mendukung proses audit lebih efektif dan efisien.
Gunakan aplikasi audit Audithink untuk membantu setiap tahapan audit menjadi lebih terorganisir – mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pelaporan hingga monitoring, semuanya dapat dilakukan dalam satu aplikasi secara terpusat. Coba demo aplikasinya dan ketahui bagaimana aplikasi kami dapat diandalkan.
