Dalam perusahaan Anda, apakah semua transaksi yang terjadi sudah dicatat seluruhnya? Untuk memastikan kelengkapan ini, perusahaan dapat melakukan tracing audit terhadap bukti transaksi atau dokumen pendukung, jurnal, buku besar, dan laporan keuangan.
Prosedur tracing dalam audit tidak hanya memastikan kelengkapan, tapi juga kesesuaian dokumen sumber hingga keandalan sistem pencatatan perusahaan. Analisa ini memungkinkan perusahaan memiliki pencatatan transaksi atau keuangan secara komprehensif.
Apa Itu Tracing Audit?
Tracing audit adalah pengecekan transaksi yang dimulai dari dokumen pendukung dan dicocokkan dengan catatan akuntansi. Misalnya, pencocokan transaksi pada surat jalan atau form permintaan barang dengan catatan pada jurnal pembelian.
Tracing audit menjadi salah satu prosedur pemeriksaan audit yang penting dilakukan terhadap laporan keuangan perusahaan. Prosedur ini dapat memastikan kelengkapan catatan semua transaksi dalam laporan keuangan dan memastikan bahwa transaksi benar-benar terjadi.
Fungsi Tracing dalam Audit
- Menguji kelengkapan pencatatan – pencatatan transaksi tidak ada yang terlewat.
- Mendeteksi transaksi yang tidak dicatat – seperti pendapatan disembunyikan, utang tidak dicatat, dan manipulasi laporan keuangan.
- Mencegah understatement – mencegah adanya pendapatan yang dilaporkan lebih kecil dari kenyataan serta kewajiban dan beban tidak diakui.
- Menilai efektivitas pengendalian internal – pengendalian internal yang kurang efektif dapat terjadi karena SOP pencatatan lemah, pemisahan tugas tidak berjalan, dan sistem akuntansi tidak andal.
- Mendukung keandalan laporan – tracing memastikan laporan keuangan disajikan lengkap dan tidak menyesatkan pengguna laporan.
Proses dan Cara Melakukan Tracing Audit
Secara umum, prosedur tracing audit dapat dibagi menjadi tiga tahap sebagai berikut.
1. Mengidentifikasi Dokumen Sumber Transaksi
Pertama, auditor mengidentifikasi dokumen sumber transaksi yang hendak diaudit. Dokumen sumber transaksi adalah dokumen yang pertama kali mencatat transaksi tertentu. Misalnya, faktur penjualan dan pembelian, bukti penerimaan kas, bukti pembayaran, surat jalan atau bukti serah terima, dan kontrak atau perjanjian.
Pada tahap ini, auditor memilih sampel dokumen, mengecek, serta memastikan dokumen tersebut asli dan sah. Jika ada beberapa jenis transaksi, setiap dokumen dikelompokkan berdasarkan jenis transaksinya. Tahap ini memastikan bahwa transaksi yang ditelusuri benar-benar terjadi, bukan rekaan.
2. Menelusuri Dokumen Sumber ke Jurnal dan Buku Besar
Setelah dokumen sumber dipastikan valid, auditor menelusuri catatan akuntansi yang dimiliki perusahaan. Seperti jurnal umum, khusus, atau buku besar.
Pada tahap ini, auditor memastikan tanggal pencatatan sesuai periode transaksi, akun yang digunakan tepat, dan nominal yang tercatat sama dengan dokumen sumber. Tujuan pelaksanaan tahap ini adalah pada kelengkapan pencatatan transaksi dan tidak ada transaksi terlewat atau tertunda pencatatannya.
3. Memastikan Transaksi tercatat dalam Laporan Keuangan
Tahap terakhir adalah memastikan seluruh transaksi di buku besar tercatat dalam laporan keuangan. Pada tahap ini, auditor memeriksa transaksi dalam buku besar, neraca saldo, dan laporan keuangan.
Tahap ini merupakan tahap terakhir untuk memastikan laporan keuangan ditulis lengkap dan dapat dipertanggung jawabkan.
Contoh Tracing dalam Audit
Sebagai contoh, berikut adalah studi kasus tracing audit transaksi pembelian perangkat komputer perusahaan PT ASD pada bulan Januari 2025.
- Mengidentifikasi sampel dokumen sumber – auditor mengidentifikasi PO, faktur pembelian dari vendor, surat jalan, dan bukti pembayaran.
- Menelusuri dokumen ke jurnal – auditor memastikan bahwa tanggal transaksi, nilai transaksi, dan akun yang tercatat dalam faktur dan jurnal pembelian sesuai.
- Menelusuri dokumen ke buku besar – auditor memastikan transaksi dalam jurnal telah tercatat ke buku besar akun peralatan kantor dan akun kas usaha.
- Memeriksa laporan keuangan – auditor memeriksa laporan keuangan periode Januari 2025 dan memastikan nilai pembelian perangkat komputer tercatat dengan benar dalam buku besar maupun laporan keuangan.
- Menyimpulkan – auditor menyatakan bahwa transaksi pembelian telah dicatat lengkap, tidak ada transaksi yang tidak dicatat, dan prosedur pencatatan berjalan sesuai kebijakan.
Perbedaan Vouching dan Tracing dalam Audit
Vouching dan tracing merupakan dua prosedur audit fundamental yang dapat digunakan auditor dalam mengaudit laporan keuangan perusahaan. Kedua prosedur ini saling berlawanan dengan beberapa perbedaan sebagai berikut.
1. Arah
Prosedur vouching memiliki tahap pemeriksaan dari catatan akuntansi ditelusuri ke dokumen pendukung. Sebaliknya, tracing memiliki tahap pemeriksaan dari dokumen pendukung ditelusuri ke catatan akuntansi.
2. Fokus
Keduanya juga memiliki perbedaan fokus. Vouching berfokus untuk memastikan keabsahan transaksi, sedangkan tracing berfokus untuk memastikan kelengkapan pencatatan transaksi.
3. Manfaat
Ketika prosedur vouching digunakan untuk menelaah laporan keuangan perusahaan, hal ini dapat mencegah adanya transaksi fiktif atau manipulasi untuk mempercantik laporan keuangan.
Sementara prosedur tracing digunakan untuk mencegah adanya transaksi understated atau tidak dicatat oleh karyawan.
Kesalahan Umum dalam Tracing Audit
Penting bagi seorang auditor yang melaksanakan tracing audit memiliki beberapa keterampilan yang relevan. Mulai pemahaman sistem akuntansi, analisis dokumen, hingga ketelitian terhadap detail. Sebab, kemampuan tersebut dapat menghindarkan auditor dari beberapa kesalahan umum sebagai berikut.
1. Salah Arah Pengecekan
Salah satu kesalahan umum yang berpotensi terjadi adalah kesalahan arah pengecekan dengan vouching audit. Tracing audit adalah pengecekan dari dokumen pendukung ke catatan akuntansi.
Sementara vouching audit adalah pengecekan dari catatan akuntansi ke dokumen pendukung. Kesalahan arah pengecekan dapat menyebabkan tidak terdeteksinya transaksi tidak tercatat.
2. Penelusuran Tidak Dilakukan hingga Laporan Keuangan
Penelusuran transaksi dalam prosedur tracing harus dilakukan hingga tuntas. Mulai dari dokumen pendukung, jurnal, buku besar, hingga laporan keuangan. Penelusuran yang tidak tuntas dapat menyebabkan tujuan kelengkapan tidak tercapai.
3. Sampel Dokumen Tidak Representatif
Kesalahan umum dalam tracing audit selanjutnya adalah terkadang sampel dokumen tidak representatif. Auditor seringkali lebih memiliki sampel yang rapi, bernilai kecil, dan berasal dari vendor yang aman.
Hal ini dapat menyebabkan transaksi berisiko tinggi terlewatkan. Oleh karena itu, penting bagi auditor memiliki independensi dan kejujuran dalam menggunakan sampel yang relevan.
4. Kesesuaian Periode Diabaikan
Aspek lain yang berpotensi dilewatkan atau diabaikan oleh auditor adalah kesesuaian periode. Auditor yang kurang teliti tanpa sadar dapat melewatkan apakah periode dicatat dalam waktu yang benar atau tidak. Hal ini dapat memicu risiko salah saji waktu pencatatan dalam dokumen-dokumen keuangan perusahaan.
5. Hasil Tracing Tidak Didokumentasikan dengan Baik
Setelah proses audit selesai, auditor harus mendokumentasikan hasil audit dengan baik. Hasil audit yang tidak dicatat secara jelas dalam Kertas Kerja Audit (KKA), dapat memicu sulitnya pembuktian prosedur audit yang telah dilakukan secara memadai.
Penutup
Tracing audit bukan sekadar prosedur analisa keuangan yang dijalankan untuk melengkapi analisa keuangan lainnya. Namun alat kontrol yang dapat memastikan bahwa semua catatan perusahaan telah memuat transaksi dengan benar dan tepat.
Mengingat, pencatatan transaksi yang dilewatkan atau hilang dapat menyebabkan perbedaan keuangan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan melakukan tracing audit dalam catatan keuangan perusahaan.
Jika organisasi Anda berencana melakukan audit dan membutuhkan aplikasi yang dapat diandalkan, Audithink dapat menjadi solusi inovatif untuk manajemen audit perusahaan Anda.
Kunjungi website Audithink dan lihat bagaimana software audit internal kami dapat mengubah cara Anda mengelola proses audit secara lebih efisien, akurat, dan terintegrasi. Hubungi kontak kami untuk konsultasi lebih lanjut.
