Night Audit Hotel: Fungsi, Tugas, dan Rentang Gajinya di Indonesia

Waktu kerja yang tidak biasa dengan sistem manajemen yang kompleks, menuntut bisnis hotel tetap memiliki stabilitas operasional dalam segala aspek. Bagaimana mereka menanganinya, bahkan dalam aspek paling krusial seperti keuangan? Dalam konteks ini, night audit adalah bagian yang berperan penting dalam menjaga keseimbangan operasional tersebut.

Perannya tidak hanya menjaga laporan tetap akurat, tetapi juga sistem operasional siap digunakan keesokan harinya. Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut pengertian night audit dalam bisnis perhotelan, fungsi, tugas, dan gaji untuk posisi tersebut.

Apa Itu Night Audit Hotel?

Audit malam di hotel/audit hari akhir/night audit adalah peninjauan dan pemeriksaan transaksi yang berjalan dari pagi hingga malam. Mulai dari catatan transaksi dari reservasi, tarif kamar, dan folio tamu. 

Night audit hotel dilakukan oleh auditor malam (night auditor), yakni staf resepsionis yang bertugas di shift malam. Staf tersebut menjadi penutup transaksi harian yang memastikan bahwa catatan transaksi hari itu sesuai dengan catatan keuangan hotel.

Proses audit ini berlangsung dalam beberapa tahap. Mulai dari tahap persiapan, tutup hari ,peninjauan folio tamu, verifikasi pembayaran, penyeimbangan saldo akun, penulisan laporan, koreksi, dan penyelesaian audit. Semua tahap tersebut dilakukan malam hari oleh staf resepsionis yang bertugas.

Fungsi Night Audit dalam Operasional Hotel

1. Rekonsiliasi Keuangan

Tugas utama auditor malam adalah merekonsiliasi atau memulihkan keuangan. Dalam arti, auditor mengecek dan memastikan bahwa biaya kamar, pembayaran, dan pendapatan hotel seimbang. Tujuannya adalah untuk menjaga akurasi keuangan dan mencegah hilangnya pendapatan hotel yang seharusnya tercatat dan diterima.

2. Meninjau Buku Besar Tamu

Selanjutnya adalah memastikan penagihan dan ketersediaan kamar akurat. Ini dilakukan dengan meninjau akun tamu dan verifikasi semua reservasi, baik check-in maupun check–out. Tujuan peninjauan ini adalah untuk melindungi pendapatan hotel dan mempertahankan pengalaman menginap para tamu.

3. Pelaporan Audit

Fungsi lain night audit adalah menghasilkan laporan keuangan dan operasional harian. Laporan yang dibuat oleh night auditor berfungsi sebagai sumber wawasan pelaku bisnis. Dengan demikian, mereka dapat mengetahui kondisi hunian, pendapatan, saldo akun, menilai kinerja harian, dan mengidentifikasi tren.

4. Verifikasi Pembayaran

Night audit juga berperan sebagai agen yang memastikan bahwa semua pembayaran, biaya, dan perubahan atau koreksi dicatat secara akurat dalam Property Management System (PMS) atau sistem manajemen properti. Verifikasi bertujuan mengurangi risiko kesalahan dalam akun dan menjaga integritas keuangan.

5. Mempersiapkan Sistem Hotel Esok Harinya

Selain berhadapan dengan laporan keuangan, night audit juga berperan menyiapkan sistem hotel untuk esok hari. Mulai dari menyesuaikan ketersediaan kamar, memutar akun, dan mempersiapkan kantor untuk shift selanjutnya.

Tugas Night Audit Hotel

1. Melayani Tamu yang Datang Malam hingga Dini Hari

Tugas ini mencakup verifikasi reservasi, identitas tamu, metode pembayaran, dan pemberian informasi penting. Seperti jam sarapan, akses Wi-Fi, jam operasional fasilitas hotel, dan kebijakan hotel.

2. Memeriksa Seluruh Transaksi dari Pagi hingga Sore

Pemeriksaan transaksi mencakup transaksi penjualan kamar, restoran, minibar, dan layanan tambahan. Auditor memastikan data di sistem sesuai dengan bukti transaksi fisik dan tidak ada selisih antara keduanya.

3. Menjawab Telepon, Menjadwalkan Wake-Up Call, dan Membuat Reservasi

Layanan tamu yang ditangani oleh night audit adalah menerima panggilan masuk dari tamu internal maupun calon tamu dan mengatur layanan panggilan bangun sesuai permintaan dan reservasi kamar untuk pesanan baru.

4. Memverifikasi Penyelesaian Tugas dari Departemen Lain

Tugas krusial yang tak boleh dilewatkan akan memastikan bahwa tugas departemen lain untuk hari itu telah selesai atau diakhiri. Mulai dari front office, food and beverage, housekeeping, hingga kasir. Auditor juga memastikan bahwa data operasional telah tercatat sebelum sistem ditutup.

5. Menjalankan Proses Penutupan Sistem

Apabila telah dipastikan tugas departemen lain lengkap, maka auditor malam menjadi staf terakhir yang bertugas menutup sistem dan menghasilkan laporan keuangan dan operasional harian. Laporan tersebut menjadi bahan evaluasi kinerja hotel oleh manajemen keesokan harinya.

6. Koordinasi dengan Departemen Pemeliharaan dan Tata Graha

Apabila ada masalah terkait fasilitas atau kebersihan, night audit bertugas menghubungi bagian maintenance atau housekeeping untuk menangani masalah tersebut. Koordinasi ini harus dilakukan meskipun terjadi di luar jam kerja, karena berperan penting untuk menjaga kenyamanan para tamu. 

7. Reservasi di Luar Hotel untuk Tamu

Selain melayani tamu untuk pemesanan fasilitas internal, tugas lain night audit adalah  melakukan reservasi di tempat lain atau luar hotel. Seperti pemesanan tempat hiburan, restoran, hingga atraksi wisata lokal. 

Gaji Night Audit Hotel

Upah kerja profesi night audit hotel di Indonesia cukup bervariasi, tergantung pada hotel, lokasi hotel, tingkat pengalaman, dan kebijakan perusahaan. Jika diperkirakan, begini kisaran gaji night audit hotel.

Beberapa hotel terkadang menyediakan tunjangan karyawan, seperti tunjangan makan, transportasi, hingga insentif kinerja sesuai dengan kebijakan yang berlaku di tempat mereka bekerja.

Penutup

Dalam bisnis perhotelan, night audit adalah bagian yang berfungsi nyata dalam menyeimbangkan keuangan, memastikan operasional dan keamanan terkendali, serta layanan tamu terpenuhi. Ketika audit malam tidak dilakukan, hotel berpotensi mengalami kekacauan finansial, penipuan tidak terdeteksi, hingga pengalaman tamu yang buruk.

Kendati demikian, untuk mewujudkan kegiatan operasional sehari-hari berjalan lancar tanpa hambatan, menyediakan staf resepsionis sebagai night auditor saja tidak cukup. Pelaksanaan audit yang menuntut ketercakupan dan detail dalam segala aspek, membuat auditor harus teliti dan menyelesaikannya secara cepat.

Maka untuk mendukung kegiatan audit tersebut, hotel perlu menyediakan aplikasi audit yang dapat diandalkan. Dalam konteks ini, Audithink menghadirkan aplikasi audit yang dapat menunjang kebutuhan tim auditor dan auditee secara keseluruhan.

Dilengkapi dengan fitur template program yang memungkinkan auditor menghemat waktu dengan menggunakan template siap pakai sesuai kebutuhan. Jadwalkan demo sekarang untuk mengetahui bagaimana aplikasi bekerja atau hubungi tim Audithink untuk konsultasi lebih lanjut.