Setiap perusahaan pasti memiliki risiko kesalahan dan kecurangan dalam berbagai aspek operasional. Tindakan seperti penggelapan kas atau pemalsuan dokumen dapat membawa dampak serius bagi keberlangsungan bisnis.
Pengendalian internal berfungsi sebagai langkah pencegahan untuk meminimalkan risiko tersebut.
Artikel ini akan membahas pengertian serta komponen penerapan kontrol internal. Simak ulasan lengkapnya!
Pengertian Pengendalian Internal
Berikut ini kami sajikan pengertian pengendalian internal menurut pendapat beberapa ahli secara lengkap.
- Menurut Horngren (2009), pengendalian internal mencakup seluruh rencana dan tindakan yang diambil dalam sebuah organisasi untuk melindungi aset, memastikan karyawan mematuhi kebijakan perusahaan, menjaga keakuratan catatan akuntansi, serta meningkatkan efisiensi dalam proses operasional.
- Hery (2016) menjelaskan bahwa pengendalian internal terdiri dari kumpulan kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk melindungi aset perusahaan dari penyalahgunaan, menjamin keakuratan informasi akuntansi, dan memastikan seluruh peraturan, undang-undang, serta kebijakan manajemen dipatuhi oleh seluruh karyawan.
- Dasaratha V. Rama dan Frederick L. Jones (2008) menyatakan bahwa kontrol internal adalah sebuah proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan staf lainnya dalam perusahaan. Proses ini bertujuan untuk memastikan tercapainya beberapa tujuan, termasuk efektivitas dan efisiensi operasional, keakuratan laporan keuangan, serta kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
Dari informasi tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah serangkaian kebijakan yang dirancang untuk memastikan bahwa proses operasional perusahaan berjalan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang telah ditetapkan.
Kebijakan tersebut akan distandarisasi menjadi sebuah sistem di perusahaan yang dikenal sebagai sistem pengendalian internal. Sistem ini berbentuk suatu kerangka kerja yang terstruktur.
Tujuan Pengendalian Internal
Sistem ini diterapkan karena beberapa tujuan, diantaranya adalah:
- Melindungi aset dan sumber daya keuangan perusahaan.
- Mencegah terjadinya kerugian pada bisnis yang berdampak pada reputasi perusahaan.
- Memastikan seluruh aktivitas perusahaan sesuai dengan ketetapan.
- Mencapai target perusahaan yang telah ditentukan.
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan.
- Mendapatkan keakuratan laporan dan informasi keuangan.
- Menumbuhkan budaya perusahaan yang secara awal mendeteksi kelemahan.
- Memberikan jaminan kepada pemangku kepentingan bahwa perusahaan dapat dipercaya.
Jenis-jenis Pengendalian Internal
A. Berdasarkan Manfaatnya
Kebijakan ini dikategorikan menjadi 3 berdasarkan manfaatnya yaitu secara preventif, korektif, dan detektif.
1. Pengendalian Preventif
Pengendalian preventif dirancang untuk mencegah terjadinya kesalahan atau risiko sebelum hal tersebut terjadi. Jenis pengendalian ini berfokus pada upaya untuk meminimalkan kemungkinan risiko muncul dengan mengontrol aktivitas yang dilakukan. Contoh kontrol internal yang bersifat preventif meliputi:
- Kontrol aplikasi otomatis untuk mencegah input data yang salah atau aktivitas yang tidak diizinkan.
- Pembatasan akses dimana hanya orang tertentu yang diberi otorisasi untuk mengakses data atau sistem sensitif.
- Prosedur validasi untuk memastikan bahwa transaksi atau proses sudah diverifikasi sebelum dilanjutkan.
2. Pengendalian Korektif
Pengendalian korektif digunakan setelah terjadi kesalahan atau masalah. Jenis pengendalian ini bertujuan untuk memperbaiki situasi yang tidak sesuai atau tidak diinginkan, sehingga efek dari kesalahan dapat diminimalkan. Kontrol korektif biasanya melibatkan:
- Mengubah atau memperbaiki data yang salah setelah ditemukan kesalahan.
- Mengambil tindakan untuk memulihkan sistem atau data yang terganggu.
- Menyediakan pelatihan bagi karyawan setelah ditemukan kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
3. Pengendalian Detektif
Pengendalian detektif bertujuan untuk mendeteksi kesalahan atau masalah setelah terjadinya sebuah proses. Kontrol ini tidak mencegah kesalahan, tetapi membantu mengidentifikasi adanya masalah sehingga dapat diambil tindakan lebih lanjut sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar. Contoh pengendalian detektif termasuk:
- Audit untuk memeriksa secara berkala laporan keuangan atau sistem untuk mendeteksi penyimpangan.
- Monitoring aktivitas untuk mengawasi transaksi atau aktivitas secara real-time guna mendeteksi anomali.
- Melakukan pemeriksaan ulang dokumen dan transaksi untuk memastikan tidak ada kesalahan.
B. Berdasarkan Tujuannya
Pengendalian internal berdasarkan tujuannya dibagi menjadi pengendalian internal akuntansi dan administrasi.
1. Pengendalian Internal Akuntansi
Pengendalian internal akuntansi berfokus pada pengelolaan dan pengendalian data keuangan perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi dan informasi keuangan yang dihasilkan dapat dipercaya, akurat, dan terlindungi dengan baik.
Proses ini mencakup berbagai langkah, mulai dari verifikasi data hingga pemisahan tugas, untuk mencegah kesalahan maupun kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Ketika integritas laporan keuangan terjaga, perusahaan dapat meminimalisir risiko kerugian finansial dan reputasi.
2. Pengendalian Internal Administrasi
Pengendalian internal administrasi berkaitan dengan efisiensi dan efektivitas pengelolaan administrasi dalam suatu organisasi. Pengendalian ini memastikan bahwa proses administrasi berjalan secara optimal untuk mendukung tujuan bisnis
Selain itu, pengendalian internal administrasi juga mencakup pemantauan dan evaluasi berkala terhadap prosedur dan kebijakan yang ada, sehingga setiap potensi hambatan dapat diidentifikasi dan diatasi dengan cepat.
C. Berdasarkan Cakupannya
Pengendalian internal berdasarkan cakupan dibagi menjadi kategori umum dan aplikasi.
1. Pengendalian Umum
Pengendalian ini mencakup semua aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan data dalam sistem komputer. Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa data dikelola dengan aman dan teratur. Elemen yang dikelola meliputi pemisahan tanggung jawab dan pengolahan data.
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian ini berfokus pada pemantauan transaksi dan penggunaan aplikasi. Elemen utamanya mencakup pencatatan transaksi, otorisasi, maupun pelaporan pada aplikasi. Pengendalian ini bertujuan untuk menjamin keakuratan dan keamanan setiap transaksi yang terjadi melalui aplikasi.
Komponen Pengendalian Internal
Setelah mengetahui pengertian, tujuan, dan jenis pengendalian internal, mari kita pelajari komponen-komponen untuk melakukan pengendalian internal.
1. Merancang Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian adalah langkah-langkah yang dirancang untuk memastikan pengendalian internal berjalan sesuai rencana. Tujuannya adalah mencegah kecurangan dan kesalahan dalam aktivitas perusahaan sehingga operasi perusahaan berjalan aman dan terkendali.
2. Melakukan Pengawasan
Pengawasan berfungsi untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan pengendalian internal. Hal tersebut juga membantu mengidentifikasi masalah yang memerlukan tindakan perbaikan. Pengawasan dapat dilakukan melalui beberapa cara seperti melakukan audit internal maupun mengidentifikasi sinyal peringatan dari proses operasional perusahaan.
3. Menilai Risiko Aktivitas Bisnis
Setiap aktivitas bisnis memiliki risiko yang perlu diidentifikasi dan dikelola. Manajemen perusahaan harus melakukan analisis, evaluasi, dan tindakan untuk mengurangi risiko yang dapat mengganggu pencapaian tujuan perusahaan. Risiko tersebut dapat berupa perubahan hukum, penipuan internal, ancaman pesaing, dan situasi ekonomi atau politik.
4. Menciptakan Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian adalah fondasi yang mencakup nilai-nilai, struktur, dan aturan perusahaan yang membentuk budaya disiplin dan kepatuhan. Faktor-faktor yang memengaruhi lingkungan pengendalian termasuk integritas dan kode etik, struktur organisasi, maupun praktik administrasi.
5. Menjaga Proses Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi adalah kunci untuk memastikan bahwa semua komponen pengendalian internal berjalan efektif. Ini mendukung pembentukan kebijakan, penilaian risiko, dan pengawasan. Manajemen memanfaatkan informasi eksternal untuk pengambilan keputusan yang tepat.
Kesimpulan
Pengendalian internal bertujuan untuk melindungi aset perusahaan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, serta meningkatkan efisiensi operasional.
Melalui berbagai jenis dan komponen pengendalian, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan, kecurangan, dan ketidakakuratan informasi.
Jika Anda ingin menerapkan pengendalian internal yang efektif, lindungi aset perusahaan Anda dengan Audithink. Sebagai software audit internal yang telah dipercaya di berbagai industri, Audithink membantu mengelola proses audit secara efisien dan akurat.
Hubungi kami sekarang untuk demo secara gratis!
