PIC Adalah: Pengertian, Tugas, Skill, Contoh, dan Perannya dalam Audit

Dalam dunia kerja, Anda mungkin sering mendengar istilah PIC ketika perusahaan menjalankan proyek, kegiatan, audit, atau pekerjaan yang melibatkan beberapa divisi. Penunjukan PIC diperlukan agar setiap pekerjaan memiliki pihak yang jelas untuk mengoordinasikan pelaksanaan dan mempertanggungjawabkan hasilnya.

PIC adalah singkatan dari Person in Charge, yaitu individu yang ditunjuk sebagai penanggung jawab utama atas suatu tugas, kegiatan, proses, atau proyek. PIC bertugas memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana, mengoordinasikan pihak terkait, menangani kendala, dan melaporkan perkembangan pekerjaan kepada atasan atau pemangku kepentingan.

Meskipun memegang tanggung jawab penting, PIC tidak selalu merupakan jabatan struktural dalam perusahaan. Seorang karyawan dapat ditunjuk menjadi PIC untuk pekerjaan tertentu berdasarkan kompetensi, pengalaman, kapasitas, dan pemahamannya terhadap proses yang dijalankan.

Artikel ini akan membahas pengertian PIC, tugas dan tanggung jawabnya, skill yang perlu dimiliki, perbedaannya dengan supervisor dan project manager, hingga peran PIC dalam proses audit internal.

Apa Itu PIC atau Person in Charge?

Person in Charge atau PIC adalah orang yang diberi tanggung jawab untuk mengelola, mengoordinasikan, atau memastikan penyelesaian suatu pekerjaan dalam ruang lingkup tertentu.

Penunjukan PIC umumnya dilakukan oleh manajer, kepala divisi, project manager, atau pemilik proses. Seseorang dapat menjadi PIC untuk kegiatan jangka pendek, seperti penyelenggaraan acara, maupun pekerjaan jangka panjang, seperti implementasi sistem, pemenuhan kepatuhan, atau tindak lanjut hasil audit.

Dalam pelaksanaannya, PIC berperan sebagai penghubung utama antara anggota tim, manajemen, vendor, dan pihak lain yang terlibat. PIC juga perlu memastikan bahwa tujuan, pembagian tugas, tenggat waktu, risiko, dan hasil pekerjaan dapat dipantau dengan jelas.

Berikut ringkasan mengenai PIC dalam perusahaan:

Sebagai contoh, perusahaan akan menyelenggarakan tiga kegiatan pemasaran secara bersamaan. Kepala divisi marketing dapat menunjuk satu PIC untuk setiap kegiatan. Masing-masing PIC bertanggung jawab mengoordinasikan tim, vendor, kebutuhan anggaran, jadwal, hingga laporan pelaksanaan kegiatan.

Apa Saja Tugas dan Tanggung Jawab PIC?

Tugas PIC dapat berbeda sesuai bidang, ukuran perusahaan, dan kompleksitas pekerjaan. Namun, secara umum, tugas dan tanggung jawab PIC adalah sebagai berikut.

1. Menentukan tujuan dan ruang lingkup pekerjaan

PIC perlu memahami tujuan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Tujuan tersebut harus diterjemahkan menjadi ruang lingkup, target, indikator keberhasilan, dan hasil yang diharapkan.

Kejelasan ruang lingkup membantu mencegah pekerjaan berkembang di luar rencana atau tumpang tindih dengan tanggung jawab pihak lain.

2. Menyusun rencana kerja

PIC bertugas menyusun tahapan pekerjaan, jadwal, kebutuhan sumber daya, pembagian tugas, serta target penyelesaian.

Rencana kerja dapat dituangkan dalam bentuk:

• timeline proyek;
• daftar aktivitas;
• pembagian tanggung jawab;
• target mingguan atau bulanan;
• kebutuhan biaya;
• indikator pencapaian.

3. Membagi tugas kepada anggota tim

PIC perlu menentukan pihak yang bertanggung jawab atas setiap aktivitas. Pembagian tugas harus mempertimbangkan kemampuan, kapasitas, dan kewenangan masing-masing anggota tim.

Dalam proyek yang kompleks, PIC dapat menunjuk koordinator atau perwakilan dari beberapa divisi untuk mempermudah komunikasi dan pemantauan progres.

4. Mengelola sumber daya

Sumber daya yang dikelola PIC tidak hanya berupa tenaga kerja. PIC juga dapat bertanggung jawab mengelola waktu, anggaran, dokumen, fasilitas, teknologi, bahan baku, atau dukungan dari pihak eksternal.

Pengelolaan sumber daya yang baik membantu perusahaan mencapai target tanpa menimbulkan pemborosan atau keterlambatan.

5. Mengoordinasikan pihak yang terlibat

PIC berfungsi sebagai penghubung antara anggota tim dan pemangku kepentingan. Oleh karena itu, PIC perlu memastikan bahwa informasi penting tersampaikan dengan benar dan tepat waktu.

Koordinasi dapat dilakukan melalui rapat, laporan berkala, dashboard, surat elektronik, atau aplikasi manajemen proyek.

6. Memantau progres pekerjaan

PIC harus memantau apakah pekerjaan berjalan sesuai jadwal, standar kualitas, anggaran, dan prosedur yang telah ditetapkan.

Pemantauan tidak hanya dilakukan menjelang tenggat waktu. PIC perlu melakukan pemeriksaan secara berkala agar keterlambatan atau ketidaksesuaian dapat diketahui lebih awal.

7. Mengidentifikasi risiko dan hambatan

Setiap pekerjaan memiliki risiko yang dapat menghambat pencapaian target. PIC perlu mengidentifikasi risiko tersebut dan menentukan tindakan pencegahan atau mitigasi.

Contoh risiko yang perlu diperhatikan antara lain:

• keterlambatan pekerjaan;
• kekurangan sumber daya;
• kesalahan data;
• ketidaksesuaian prosedur;
• hambatan komunikasi;
• perubahan kebutuhan;
• ketergantungan terhadap vendor.

8. Menangani masalah dan melakukan eskalasi

PIC perlu mencari solusi ketika terjadi kendala. Namun, tidak semua masalah dapat diselesaikan secara mandiri.

Apabila masalah berada di luar kewenangannya, PIC harus melakukan eskalasi kepada manajer, pemilik proses, atau pihak yang memiliki otoritas lebih tinggi. Eskalasi membantu perusahaan mencegah masalah berkembang menjadi risiko yang lebih besar.

9. Menyusun dokumentasi dan laporan

PIC bertanggung jawab mendokumentasikan progres, keputusan, kendala, dan hasil pekerjaan. Dokumentasi tersebut diperlukan sebagai bukti pelaksanaan sekaligus bahan evaluasi.

Dokumen yang dapat disiapkan PIC meliputi:

• laporan progres;
• notulen rapat;
• daftar risiko;
• bukti penyelesaian;
• laporan penggunaan anggaran;
• dokumentasi keputusan;
• laporan evaluasi.

10. Melakukan evaluasi

Setelah pekerjaan selesai, PIC perlu mengevaluasi apakah target telah tercapai. Evaluasi juga digunakan untuk mengidentifikasi kendala, penyebab keterlambatan, serta pembelajaran yang dapat diterapkan pada kegiatan berikutnya.

Perencanaan, koordinasi, pemantauan, penyelesaian masalah, manajemen risiko, pelaporan, dan evaluasi merupakan tanggung jawab yang umum dibebankan kepada seorang PIC.

Apa Wewenang dan Batas Tanggung Jawab PIC?

PIC memiliki kewenangan untuk mengoordinasikan pekerjaan dalam ruang lingkup yang telah ditentukan. Akan tetapi, penunjukan sebagai PIC tidak selalu memberikan kewenangan struktural seperti yang dimiliki manajer atau supervisor.

Dalam menjalankan tugasnya, PIC umumnya memiliki wewenang untuk:

1. Meminta informasi dan progres dari pihak terkait.
2. Mengatur jadwal dan pembagian aktivitas.
3. Memberikan arahan sesuai ruang lingkup pekerjaan.
4. Mengusulkan perbaikan atau perubahan rencana.
5. Menyampaikan kendala kepada manajemen.
6. Mengumpulkan dokumen dan bukti penyelesaian.
7. Memberikan laporan mengenai progres pekerjaan.

Namun, PIC tidak selalu memiliki kewenangan untuk:

• merekrut atau memberhentikan karyawan;
• memberikan sanksi kepegawaian;
• mengubah anggaran tanpa persetujuan;
• mengubah kebijakan perusahaan;
• mengambil keputusan di luar ruang lingkup penugasannya;
• bertindak sebagai atasan struktural bagi seluruh anggota tim.

Oleh karena itu, organisasi perlu menetapkan ruang lingkup, target, kewenangan, jalur pelaporan, dan batas eskalasi ketika menunjuk seseorang sebagai PIC.

Perbedaan PIC, Supervisor, Project Manager, dan POC

PIC sering dianggap sama dengan supervisor, project manager, atau Point of Contact. Padahal, keempatnya memiliki fokus dan tingkat kewenangan yang berbeda.

Perbedaan PIC dan supervisor

PIC bertanggung jawab atas tugas, proses, atau kegiatan tertentu, sedangkan supervisor bertanggung jawab mengawasi kinerja suatu tim secara berkelanjutan.

PIC dapat berasal dari level staf dan tidak selalu memiliki bawahan. Sebaliknya, supervisor biasanya memiliki posisi formal dalam struktur organisasi dan berwenang memberikan arahan kepada anggota timnya.

Perbedaan PIC dan project manager

Project manager bertanggung jawab mengelola keseluruhan proyek, termasuk ruang lingkup, anggaran, jadwal, sumber daya, risiko, dan hubungan dengan pemangku kepentingan.

Sementara itu, PIC dapat bertanggung jawab atas satu bagian atau aktivitas dalam proyek tersebut. Dalam satu proyek, seorang project manager dapat menunjuk beberapa PIC untuk menangani bidang yang berbeda.

Perbedaan PIC dan POC

POC atau Point of Contact adalah pihak utama yang dapat dihubungi untuk memperoleh informasi. POC tidak selalu bertanggung jawab atas hasil pekerjaan.

Sebaliknya, PIC memiliki tanggung jawab yang lebih besar karena harus memastikan aktivitas atau pekerjaan tertentu dapat diselesaikan sesuai target.

Contoh PIC dalam Perusahaan

Penerapan PIC dapat ditemukan di berbagai fungsi perusahaan. Berikut beberapa contohnya.

1. PIC proyek

PIC proyek bertanggung jawab atas bagian tertentu dari pelaksanaan proyek. Tugasnya dapat mencakup koordinasi tim, pemantauan jadwal, dokumentasi, dan pelaporan progres kepada project manager.

2. PIC marketing

PIC marketing bertanggung jawab memastikan kampanye atau aktivitas pemasaran berjalan sesuai rencana.

Contohnya meliputi:

• PIC penyelenggaraan webinar;
• PIC kampanye media sosial;
• PIC pembuatan konten;
• PIC kerja sama dengan media;
• PIC peluncuran produk.

3. PIC event

PIC event bertanggung jawab mengoordinasikan tempat, vendor, peserta, jadwal, anggaran, perlengkapan, dokumentasi, serta evaluasi kegiatan.

Apabila terdapat beberapa bidang dalam satu acara, perusahaan dapat menunjuk PIC registrasi, PIC konsumsi, PIC publikasi, dan PIC perlengkapan.

4. PIC operasional

PIC operasional memastikan aktivitas operasional tertentu berjalan sesuai prosedur dan target.

Sebagai contoh, PIC gudang dapat bertanggung jawab memantau penerimaan barang, penyimpanan, pencatatan stok, dan pengiriman.

5. PIC kepatuhan

PIC kepatuhan membantu memastikan perusahaan memenuhi peraturan, kebijakan, atau standar tertentu.

Tugasnya dapat meliputi pengumpulan dokumen, pemantauan kewajiban, penyampaian laporan, dan koordinasi dengan regulator atau auditor.

6. PIC audit internal

PIC audit internal atau PIC dari unit yang diaudit dapat bertanggung jawab menyiapkan dokumen, mengoordinasikan permintaan data, memberikan klarifikasi, serta memantau penyelesaian action plan atas temuan audit.

Peran PIC dalam Proses Audit Internal

Dalam audit internal, PIC biasanya merupakan pihak dari unit kerja yang menjadi penghubung antara auditor dan auditee. PIC membantu memastikan permintaan data, klarifikasi, tanggapan manajemen, dan tindak lanjut hasil audit dapat dikoordinasikan dengan baik.

Perlu diperhatikan bahwa PIC tidak selalu sama dengan process owner. PIC dapat mengelola koordinasi administratif dan operasional, sedangkan process owner memiliki akuntabilitas yang lebih besar terhadap proses dan keputusan perbaikan.

Global Internal Audit Standards menekankan pentingnya komunikasi antara auditor dan manajemen, penyusunan rekomendasi atau action plan, serta konfirmasi terhadap implementasi tindakan yang telah disepakati. Tanggung jawab menyelesaikan tindakan perbaikan tetap berada pada manajemen, sedangkan auditor memantau dan mengonfirmasi implementasinya.

Peran PIC sebelum audit

Sebelum pelaksanaan audit, PIC dapat membantu:

1. Memahami ruang lingkup dan jadwal audit.
2. Mengidentifikasi pihak yang perlu diwawancarai.
3. Menyiapkan kebijakan, prosedur, dan dokumen pendukung.
4. Mengoordinasikan permintaan data dari auditor.
5. Mengatur jadwal pertemuan dengan unit kerja terkait.
6. Memastikan data yang diberikan lengkap dan relevan.

Peran PIC selama audit

Saat audit berlangsung, PIC dapat bertanggung jawab untuk:

1. Menjelaskan alur proses bisnis.
2. Memberikan bukti pendukung.
3. Menghubungkan auditor dengan pihak terkait.
4. Mengonfirmasi fakta dan informasi.
5. Mengoordinasikan respons atas pertanyaan auditor.
6. Mencatat permintaan data tambahan.
7. Memantau penyelesaian kebutuhan audit.

Peran PIC setelah laporan audit diterbitkan

Setelah temuan dan rekomendasi diterbitkan, PIC dapat membantu:

1. Mempelajari temuan dan risiko yang disampaikan auditor.
2. Berkoordinasi dengan process owner.
3. Menyusun rencana tindak lanjut atau action plan.
4. Menentukan target penyelesaian.
5. Mengidentifikasi pihak yang melaksanakan perbaikan.
6. Memantau progres setiap tindakan.
7. Mengumpulkan bukti implementasi.
8. Memperbarui status tindak lanjut.
9. Menjelaskan hambatan atau keterlambatan.
10. Menyerahkan bukti kepada auditor untuk diverifikasi.

Penetapan PIC yang jelas membantu mengurangi risiko keterlambatan, ketidaklengkapan bukti, serta temuan audit yang tidak memiliki penanggung jawab. Proses tindak lanjut yang baik juga perlu mencakup pemahaman rekomendasi, implementasi perbaikan, dan validasi efektivitas tindakan.

Baca juga: Peran PIC dalam Continuous Control Monitoring (CCM)

Contoh Penunjukan PIC Tindak Lanjut Audit

Berikut contoh informasi yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan penunjukan PIC:

Format tersebut membantu perusahaan mengetahui siapa yang bertanggung jawab, tindakan apa yang harus dilakukan, kapan target diselesaikan, dan bukti apa yang diperlukan.

Skill yang Harus Dimiliki PIC

Untuk menjalankan tanggung jawabnya secara efektif, seorang PIC perlu memiliki beberapa kemampuan berikut.

1. Komunikasi

PIC harus mampu menyampaikan tujuan, pembagian tugas, progres, kendala, dan keputusan dengan jelas.

Kemampuan mendengarkan juga diperlukan agar PIC dapat memahami masukan dari anggota tim dan pemangku kepentingan.

2. Kepemimpinan

Meskipun tidak selalu menjadi atasan struktural, PIC perlu mampu memberikan arahan, membangun kolaborasi, dan menjaga komitmen anggota tim terhadap target.

3. Manajemen waktu dan prioritas

PIC harus mampu menentukan pekerjaan yang perlu diselesaikan terlebih dahulu, mengelola tenggat waktu, dan mencegah keterlambatan.

4. Problem solving

Ketika terjadi masalah, PIC perlu mengidentifikasi akar penyebab dan menentukan solusi yang sesuai, bukan sekadar menangani gejalanya.

5. Pengambilan keputusan

PIC harus dapat mengambil keputusan secara objektif berdasarkan data, risiko, prosedur, dan dampaknya terhadap perusahaan.

Apabila keputusan berada di luar kewenangannya, PIC harus mengetahui kapan perlu melakukan eskalasi.

6. Analisis risiko

Kemampuan menganalisis risiko membantu PIC mempersiapkan tindakan mitigasi sebelum masalah terjadi.

Skill ini sangat penting untuk kegiatan yang berkaitan dengan operasional, kepatuhan, proyek, dan tindak lanjut audit.

7. Dokumentasi dan pelaporan

PIC perlu mampu mencatat progres, keputusan, hambatan, perubahan, dan hasil pekerjaan secara sistematis.

Dokumentasi yang baik membantu manajemen melakukan pemantauan sekaligus mempermudah proses evaluasi.

8. Pengetahuan teknis

PIC perlu memahami bidang yang menjadi tanggung jawabnya. Sebagai contoh, PIC tindak lanjut audit perlu memahami proses bisnis, risiko, kontrol internal, temuan, dan tindakan perbaikan yang harus dilakukan.

Komunikasi, kemampuan organisasi, kepemimpinan, analisis, manajemen waktu, adaptasi, dan pemecahan masalah merupakan beberapa kompetensi yang umum dibutuhkan oleh seorang PIC.

Cara Memilih PIC yang Tepat

Penunjukan PIC sebaiknya tidak hanya didasarkan pada ketersediaan seseorang. Perusahaan perlu mempertimbangkan kompetensi dan kemampuan kandidat dalam menyelesaikan pekerjaan.

Berikut beberapa kriteria yang dapat digunakan:

1. Memahami tujuan dan proses pekerjaan.
2. Memiliki kompetensi yang sesuai.
3. Mempunyai kapasitas waktu yang memadai.
4. Mampu berkomunikasi lintas divisi.
5. Memiliki kemampuan mengelola risiko.
6. Mampu menyusun dokumentasi dan laporan.
7. Memiliki kewenangan yang cukup.
8. Tidak mempunyai konflik kepentingan.
9. Mampu melakukan eskalasi secara tepat.
10. Bersedia mempertanggungjawabkan progres dan hasil.

Perusahaan juga perlu memberikan surat tugas, brief, atau dokumen penunjukan yang menjelaskan:

• tujuan penugasan;
• ruang lingkup;
• target;
• batas waktu;
• wewenang;
• jalur pelaporan;
• kebutuhan sumber daya;
• indikator keberhasilan.

Apakah Satu Proyek Boleh Memiliki Lebih dari Satu PIC?

Satu proyek dapat memiliki beberapa PIC apabila ruang lingkup pekerjaannya cukup besar. Setiap PIC dapat bertanggung jawab atas bidang yang berbeda, seperti operasional, keuangan, teknologi, dokumentasi, atau komunikasi.

Namun, perusahaan tetap perlu menentukan satu pihak yang memiliki akuntabilitas utama terhadap keseluruhan hasil. Tanpa pembagian tanggung jawab yang jelas, beberapa PIC justru dapat menimbulkan tumpang tindih pekerjaan atau saling melempar tanggung jawab.

Pembagian peran dapat diperjelas menggunakan pendekatan RACI:

• Responsible: pihak yang melaksanakan pekerjaan;
• Accountable: pihak yang bertanggung jawab atas hasil akhir;
• Consulted: pihak yang dimintai masukan;
• Informed: pihak yang perlu menerima informasi.

Dalam praktiknya, PIC dapat berperan sebagai pihak yang responsible atau accountable, tergantung struktur dan kebijakan perusahaan.

Gaji Person In Charge

Bagaimana? Apakah Anda sudah memahami mengenai apa itu PIC perusahaan? Pada intinya, Person In Charge adalah seseorang yang diberikan tanggung jawab untuk menjalankan sebuah kegiatan atau proyek tertentu.

Namun, bagaimana dengan gajinya? Sebenarnya, gaji Person In Charge tidak akan berubah sebelum terpilih menjadi penanggung jawab proyek.

Akan tetapi, apabila kinerja Anda bagus, maka kemungkinan besar akan mendapatkan benefit lain, seperti komisi, bonus, atau lain sebagainya.

Kendati demikian, di Indonesia ada beberapa perusahaan yang secara langsung membuka lowongan Person In Charge untuk menghandle proyek yang dijalankan.

Rata-rata gaji PIC adalah berkisar antara 3-4 jutaan atau tergantung UMR di daerah masing-masing dan tentunya berbeda-beda.

Apakah PIC Mendapatkan Gaji Tambahan?

Penunjukan sebagai PIC tidak selalu disertai kenaikan gaji. Hal ini karena PIC sering kali merupakan tanggung jawab tambahan yang diberikan kepada karyawan untuk menangani kegiatan atau proyek tertentu.

Kompensasi PIC bergantung pada:

• kebijakan perusahaan;
• status PIC sebagai jabatan atau penugasan;
• kompleksitas pekerjaan;
• durasi penugasan;
• tingkat tanggung jawab;
• lokasi dan industri;
• pengalaman kandidat.

Perusahaan dapat memberikan kompensasi dalam bentuk bonus proyek, insentif, tunjangan, komisi, atau penilaian kinerja. Namun, tidak semua organisasi menerapkan skema tersebut.

Apabila PIC merupakan nama jabatan formal dalam lowongan kerja, besaran gajinya perlu dilihat berdasarkan deskripsi pekerjaan, tingkat pengalaman, industri, serta lokasi perusahaan. Oleh karena itu, tidak terdapat satu angka gaji PIC yang berlaku untuk semua perusahaan.

Pentingnya Monitoring PIC dan Action Plan secara Terpusat

Penunjukan PIC saja belum cukup untuk memastikan pekerjaan selesai. Perusahaan juga perlu memantau target waktu, progres, hambatan, perubahan status, serta bukti penyelesaian.

Pengelolaan melalui spreadsheet dan komunikasi yang terpisah dapat menyebabkan:

• pembaruan progres tidak konsisten;
• bukti tindak lanjut tercecer;
• tenggat waktu terlewat;
• tanggung jawab tidak jelas;
• proses verifikasi menjadi lambat;
• temuan audit muncul kembali.

Dalam proses audit internal, penggunaan sistem terpusat membantu auditor dan auditee berdiskusi mengenai rekomendasi, memantau pelaksanaan action plan, serta mengetahui status tindak lanjut secara real-time.

Audithink mendukung proses audit mulai dari perencanaan, manajemen tugas, pengisian audit paper, pencatatan temuan, pelaporan, hingga monitoring action plan oleh auditee. Fitur monitoring juga membantu auditor memantau kemajuan tindak lanjut temuan dan ketepatan waktu implementasinya.

Kesimpulan

PIC adalah singkatan dari Person in Charge, yaitu individu yang ditunjuk untuk bertanggung jawab atas suatu tugas, kegiatan, proses, atau proyek.

Seorang PIC bertugas menyusun rencana, membagi pekerjaan, mengoordinasikan pihak terkait, memantau progres, mengelola risiko, menyelesaikan kendala, serta melaporkan hasil kepada manajemen.

PIC berbeda dengan supervisor dan project manager. PIC memiliki ruang lingkup yang lebih spesifik dan tidak selalu memegang jabatan formal atau memiliki bawahan.

Dalam audit internal, PIC berperan penting dalam menyiapkan data, mengoordinasikan komunikasi dengan auditor, menyusun action plan, memantau tindak lanjut, dan mengumpulkan bukti implementasi. Namun, tanggung jawab utama atas tindakan perbaikan tetap perlu berada pada manajemen atau process owner.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang PIC

Kelola Tindak Lanjut Audit Lebih Terstruktur dengan Audithink

PIC yang jelas perlu didukung oleh sistem monitoring yang terintegrasi. Audithink membantu tim auditor dan auditee mencatat temuan, mendiskusikan rekomendasi, memantau action plan, serta mengetahui progres tindak lanjut secara real-time.

Tingkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas proses audit internal perusahaan melalui satu platform terpusat. Pelajari fitur Audithink selengkapnya atau coba demo aplikasi gratis sekarang.