Pernahkah Anda mendapati catatan persediaan tidak sejalan dengan jumlah barang fisik di gudang? Ketidakcocokan semacam ini bisa menjadi masalah serius, apalagi jika dibiarkan tanpa solusi.
Stock opname hadir sebagai langkah penting untuk mengatasi ketidakakuratan data persediaan tersebut.
Ketidaksesuaian tidak hanya mengganggu kelancaran operasional, tetapi juga membuka peluang terjadinya kecurangan atau penyimpangan barang.
Tanpa menunggu lebih lama, mari kita telaah lebih dalam mengenai apa itu stock opname dan bagaimana cara melakukannya agar risiko sebelumnya dapat dihindari!
Apa itu Stock Opname?
Stock opname adalah kegiatan identifikasi kuantitas barang di gudang sebelum aktivitas pemasaran atau penjualan dilakukan. Selain itu, terdapat beberapa definisi stock opname menurut para ahli, yaitu:
- Sunarto: Stock opname adalah proses mendapatkan validitas catatan pembukuan melalui perhitungan kuantitas barang gudang.
- Toto Sucipto: Stock opname artinya proses kalkulasi produk jadi secara periodik melalui perhitungan fisik barang di gudang, lalu mencocokkan kuantitas tersebut dengan dokumen data stok.
- Carolina: Stock opname adalah proses kalkulasi dan penyesuaian inventaris barang serta aset perusahaan di gudang maupun etalase terhadap database catatan perusahaan.
Kegiatan ini mencakup pendataan kuantitas inventaris gudang hingga penempatan kembali barang, sehingga mempermudah proses pengambilan untuk pengiriman
Stock opname juga melibatkan pemeriksaan kelayakan kondisi barang di gudang sebelum proses pengiriman maupun produksi dilaksanakan.
Tujuan Stock Opname
Secara umum, stock opname bertujuan untuk meminimalkan potensi kesalahan pencatatan sehingga inventaris dapat terkelola dengan baik.
Hal ini memastikan bahwa jumlah stok tidak kurang atau lebih dari yang tercatat, sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Sebagai contoh, jika stok di lapangan ternyata lebih sedikit daripada yang tercatat, perusahaan mungkin tidak mampu memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu.
Selain itu, tujuan lainnya adalah:
1. Mencegah Perusahaan Mengalami Kerugian
Melalui penghitungan stok, perusahaan dapat memverifikasi kesesuaian antara jumlah barang yang dimiliki dengan catatan pembukuan. Kesalahan dalam perhitungan berpotensi menyebabkan kerugian.
Misalnya, terdapat barang yang hilang tidak terdeteksi karena kurangnya pengawasan saat barang diterima sehingga terjadi kerugian finansial bagi perusahaan.
2. Mengecek Kondisi Barang sebelum Dikirimkan
Stock opname juga bertujuan untuk memeriksa kualitas fisik barang untuk mencegah pengiriman produk yang rusak, kedaluwarsa, atau cacat.
Ketika barang rusak tersebut dikirimkan, pelanggan akan kehilangan kepercayaannya, sehingga bisnis akan kehilangan reputasi baiknya.
3. Mengelola Proses Keluar Masuk Barang
Untuk memonitor aliran barang secara lebih efisien dan mencegah penyimpangan, perusahaan dapat melakukan perhitungan stok.
Perusahaan dapat mencegah terjadinya kehilangan barang atau perbedaan antara barang yang dikirim dengan yang diterima secara lebih terstruktur.
4. Membantu Kesuksesan Sistem Pengendalian Internal
Untuk mewujudkan sistem pengendalian internal sebuah perusahaan yang sukses, perhitungan stok tidak boleh dilewatkan.
Ketika hasil perhitungan stok tidak sesuai dengan pencatatan, perusahaan dapat mengidentifikasi dan menyelesaikannya lebih cepat.
Dengan demikian, pihak internal tidak memiliki celah untuk memanipulasi data stok barang yang dapat merugikan perusahaan.
5. Mempermudah Proses Restock Barang
Tingkat persediaan dapat terjaga melalui proses perhitungan persediaan yang rutin.
Ketika stok mulai menipis, perusahaan dapat meningkatkan proses produksi.
Sebaliknya, perusahaan juga dapat menghindari penumpukan barang berlebih dengan melakukan perencanaan produksi yang lebih efisien.
6. Mengidentifikasi Produk Populer di Pasar
Pola permintaan konsumen juga dapat diidentifikasi melalui perhitungan persediaan. Produk yang sering habis mengindikasikan kepopulerannya di mata pasar.
Dengan informasi tersebut, perusahaan dapat menyesuaikan sistem produksi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih optimal.
Siapa Saja yang Terlibat?
Manajemen perusahaan atau produk adalah pihak yang tepat untuk memegang tanggung jawab ini.
Pemberian tugas kepada pihak gudang atau pencatatan persediaan sebaiknya dihindari untuk mencegah bias dan potensi kecurangan.
Jika setelah pengecekan ditemukan ketidakcocokan, manajemen dapat mengevaluasi langkah perbaikan serta menentukan pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan kesalahan tidak terulang.
Waktu Ideal untuk Pelaksanaan Perhitungan Stock
Waktu pelaksanaan stock opname disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Periode penghitungan stok dapat dipilih melalui beberapa yaitu harian, mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, musiman, bahkan tahunan.
Penentuan waktu pelaksanaan stock opname didasarkan oleh beberapa faktor, diantaranya jenis dan karakteristik bisnis, volume dan perputaran stok, serta ketersediaan sumber daya.
Misalnya, supermarket atau ritel besar yang memiliki tingkat transaksi tinggi disarankan untuk memastikan stok terjaga setiap harinya.
Sedangkan, perusahaan fashion idealnya melakukan stock opname sebelum dan sesudah musim tertentu untuk memastikan ketersediaan dan evaluasi stok.
Contoh Stock Opname
Hasil dari proses perhitungan stok adalah laporan yang menunjukkan kondisi fisik barang di gudang. Berikut kami sajikan beberapa laporan sebagai ilustrasi contoh stock opname pada perusahaan.
1. Contoh Stock Opname Barang Fisik
Laporan tersebut berasal dari proses pengambilan data barang fisik secara langsung.
Melalui contoh laporan tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi selisih stok antara stok awal dan akhir, kemudian mencocokkannya dengan buku pencatatan.
2. Contoh Stock Opname Secara Periode
Dalam contoh ini, perhitungan dilakukan dalam rentang waktu tertentu. Bisnis dapat mengetahui apakah terjadi kesalahan dalam pembukuan di periode-periode tertentu.
3. Contoh Stock Opname Keseluruhan
Pada laporan perhitungan stok ini, pencatatan mencakup semua aspek, mulai dari lokasi opname, harga jual dan harga beli, hingga kategori barang, semuanya akan didata secara detail.
Perhitungan juga dilakukan terhadap semua barang yang diproduksi oleh perusahaan.
4. Contoh Stock Opname Parsial
Contoh terakhir adalah perhitungan stok parsial. Dalam metode ini, tidak semua barang dihitung, hanya barang-barang tertentu.
Barang-barang tersebut adalah barang yang memiliki risiko kesalahan pembukuan tertinggi atau yang krusial bagi operasional bisnis.
Cara Melakukan Stock Opname yang Baik
Proses perhitungan stok tidaklah rumit. Anda dapat melakukannya melalui langkah-langkah berikut:
1. Menata Barang sebagai dan Persiapan Awal
Satu minggu sebelum pelaksanaan, Anda dapat menata barang sesuai kategori atau kode untuk mempermudah perhitungan.
Label, tag, atau barcode efektif untuk membedakan barang yang sudah dihitung dengan yang belum.
Barang yang tidak perlu dihitung juga harus diberi tanda khusus, “tidak dihitung” misalnya.
2. Mengkoordinasi Tim dan Menutup Mutasi Barang
Sehari sebelum stock opname, briefing perlu diadakan kepada tim yang terlibat untuk memberikan pemahaman peran dan tanggung jawab.
Selain itu, pastikan semua mutasi barang telah diinput hingga jam tutup operasional pada hari tersebut. Terakhir, mutasi barang tambahan tidak boleh terjadi sampai proses stock opname selesai.
3. Tahap Pelaksanaan: Pencatatan dan Penghitungan Stok
Pada hari pelaksanaan, terdapat beberapa berikut langkah yang perlu dilakukan, yaitu:
- Memastikan seluruh transaksi terbaru sudah tercatat di sistem kemudian dicetak dan diserahkan kepada tim akuntansi atau audit sebagai acuan penghitungan.
- Melakukan penghitungan fisik barang sesuai kategori dengan menandai setiap barang yang sudah dihitung dengan label atau tag.
- Mencatat hasil penghitungan fisik dicatat dan membandingkannya dengan data di sistem
- Apabila terdapat selisih, lakukan pengecekan ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan.
4. Membuat Laporan
Laporan merupakan bukti terselesaikannya kegiatan perhitungan stok dengan baik.
Lebih lanjut, laporan harus diberikan kepada tim akuntansi atau audit untuk merevisi kuantitas persediaan di pembukuan serta pihak manajemen untuk dievaluasi.
Software Audit sebagai Solusi Stock Opname
Tahukah Anda, stock opname berperan penting dalam audit dengan membantu memastikan kesesuaian antara stok fisik dan catatan pembukuan.
Dengan adanya software audit seperti Audithink, kegiatan menjadi jauh lebih mudah.
Software audit akan memudahkan pencatatan stok secara real-time, sehingga data selalu akurat dan up-to-date.
Selain itu, software ini juga membantu dalam memantau stok yang berisiko salah hitung, dan otomatis menghasilkan laporan yang dapat langsung digunakan untuk audit.
Kontak kami sekarang!
