Apa Itu ISO 37301?
ISO 37301 adalah standar internasional yang mengatur sistem manajemen kepatuhan. Standar ini memuat panduan yang bisa digunakan organisasi atau perusahaan untuk membangun, mengimplementasikan, memelihara, dan memperbaiki sistem manajemen kepatuhannya.
Panduan dalam ISO 37301, dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik individu maupun organisasi atau perusahaan.
Jadi, standar ini dapat menjadi acuan yang memastikan bahwa organisasi mengikuti peraturan, kebijakan internal, dan kode etik yang relevan. Dengan demikian, mereka dapat mengelola dan meminimalisir risiko kepatuhan yang berpotensi muncul di kemudian hari.
ISO 37301 Mengatur Tentang Apa?
ISO 37301 adalah panduan penting bagi organisasi atau perusahaan untuk membangun sistem manajemen kepatuhan yang efektif. Standar ini memuat prinsip-prinsip dasar, tuntutan, dan pedoman yang dapat diikuti untuk memastikan sistem kepatuhan dalam organisasi beroperasi secara konsisten dan efisien.
Selain itu, standar ini juga mengintegrasikan prinsip-prinsip manajemen risiko ke dalam kerangka kerja kepatuhan. Dengan demikian, organisasi dapat mengukur, mengidentifikasi, dan mengelola risiko kepatuhan dengan lebih baik, meningkatkan proses kepatuhannya, menciptakan kepercayaan pelanggan, dan meminimalisir risiko hukum.
Ruang Lingkup ISO 37301
Secara umum, ISO 37301 mencakup semua struktur dan proses yang berpengaruh terhadap kepatuhan aturan dalam perusahaan. Hal ini memungkinkan organisasi atau perusahaan harus mematuhi aturan, hukum, dan standar yang ada, baik di tingkat nasional maupun internasional. Lebih lanjut, berikut beberapa ruang lingkup yang terdapat dalam sistem manajemen kepatuhan ini.
- Mekanisme kontrol – untuk pencegahan, deteksi dini, dan penghapusan pelanggaran
- Prosedur untuk insiden personal – seperti pelatihan karyawan dan regulasi laporan kepada badan pengawas.
Prinsip-Prinsip Dasar ISO 37301
ISO 37301 juga memuat prinsip-prinsip dasar tentang manajemen kepatuhan untuk mewujudkan sistem manajemen kepatuhan yang efektif. Diantaranya adalah sebagai berikut.
Kepemimpinan dan Komitmen
Standar ini menekankan pentingnya dukungan dan komitmen dari manajemen tingkat atas untuk mendirikan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen kepatuhan. Jadi, prinsip ini sangat bergantung pada lapisan atas jabatan pada perusahaan. Manajemen tidak hanya berperan sebagai pengambil keputusan tetapi juga teladan dalam budaya patuh.
Dengan penerapan menyeluruh, perusahaan dapat membentuk budaya kepatuhan yang kuat. Setiap keputusan bisnis dapat diambil dengan lebih hati-hati dan berlandaskan etika.
Pendekatan Berbasis Risiko
Sistem manajemen kepatuhan ini mendorong organisasi untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan risiko kepatuhan paling signifikan yang mungkin muncul di masa depan, alih-alih memperlakukan semua risiko secara sama. Dengan demikian, organisasi dapat berfokus pada area paling kritis, mencegah pelanggaran sebelum terjadi, dan meningkatkan efisiensi biaya kepatuhan.
Pendekatan Berbasis Proses
Prinsip ini menyarankan agar organisasi memperlakukan manajemen kepatuhan sebagai proses yang terintegrasi dalam seluruh siklus bisnis, mulai dari perencanaan hingga evaluasi. Dengan demikian, kepatuhan menjadi bagian dari operasional harian perusahaan, kesalahan akibat proses yang tidak sinkron berkurang, dan konsistensi dalam menerapkan kebijakan meningkat.
Komitmen terhadap Kebijakan Kepatuhan
Organisasi harus menetapkan kebijakan kepatuhan jelas. Kebijakan ini menjadi landasan formal yang menyatakan komitmen perusahaan untuk mematuhi peraturan, standar, dan kode etik yang relevan.
Dengan adanya kebijakan kepatuhan, setiap karyawan memiliki acuan yang sama dalam mengambil keputusan dan menjalankan aktivitas operasional, sehingga mengurangi risiko pelanggaran akibat perbedaan penafsiran atau ketidaktahuan terhadap kewajiban hukum.
Peran dan Tanggung Jawab
Prinsip ini mendorong organisasi agar menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas untuk mengelola kepatuhan. Mengingat, ketidakjelasan peran seringkali menyebabkan pelanggaran tidak terdeteksi.
Dengan adanya peran dan tanggung jawab yang jelas, organisasi dapat memberikan respon cepat terhadap isu kepatuhan dan menguatkan fungsi pengawasan internal.
Konsultan dan Komunikasi
Untuk mengoptimalkan penerapan manajemen kepatuhan, ISO 37301 mendorong organisasi untuk menerapkan prinsip komunikasi dua arah yang efektif dan konsultasi dengan pihak terkait, baik internal maupun eksternal.
Melalui konsultasi tersebut, organisasi dapat meningkatkan pemahaman dan kesadarannya akan kepatuhan. Selain itu, organisasi juga dapat memperkuat hubungannya dengan mitra.
Pendekatan Terpadu
Prinsip ini mendorong organisasi untuk mengintegrasikan sistem manajemen kepatuhan dengan sistem manajemen lainnya dalam organisasi. Misalnya, sistem manajemen mutu atau sistem manajemen risiko. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi sistem manajemen, konsistensi pengendalian risiko, dan mewujudkan pengambilan keputusan yang lebih holistik.
Pengukuran Kinerja dan Evaluasi
Untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen kepatuhan, organisasi perlu mengevaluasi kinerjanya secara teratur dengan menggunakan data-data yang relevan. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi celah kepatuhan lebih dini, memperbaiki sistem yang tak lagi relevan, dan meningkatkan kesiapan organisasi dalam menghadapi audit eksternal.
Peningkatan Berkelanjutan
Prinsip ini menekankan pentingnya perbaikan sistem manajemen kepatuhan yang dilakukan secara terus-menerus dan disesuaikan dengan perubahan internal maupun eksternal perusahaan.
Hal ini dilakukan untuk mewujudkan sistem kepatuhan yang adaptif dan berkelanjutan, mengurangi risiko kepatuhan jangka panjang, dan meningkatkan ketahanan organisasi.
Manfaat ISO 37301 bagi Perusahaan
Dalam konteks organisasi atau perusahaan, sertifikasi ISO 37301 dapat diwujudkan dalam bentuk sertifikat. Dengan demikian, perusahaan bisa mendapat pengakuan dari lembaga independen yang kompeten dan menambah kepercayaan bahwa perusahaan telah menerapkan sistem manajemen kepatuhan sesuai dengan standar. Selain itu, berikut sejumlah manfaat lain yang bisa didapatkan perusahaan dari penerapan dan sertifikasi sistem ini.
- Meningkatkan kredibilitas perusahaan di pasar.
- Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
- Memberikan jaminan bahwa risiko terkait undang-undang dan peraturan yang berpotensi muncul di masa depan dapat ditangani dengan tepat.
- Mengurangi risiko tuntutan akibat ketidakpatuhan.
- Mengurangi risiko malpraktik.
- Meningkatkan efisiensi dalam penggunaan sumber daya untuk memastikan kepatuhan.
- Membantu perusahaan menekan biaya tidak langsung (overhead) dan biaya operasional dalam jangka panjang.
Conclusion
ISO 37301 mendorong setiap organisasi untuk mewujudkan sistem manajemen kepatuhan secara efektif dan konsisten. Dalam implementasinya, sistem manajemen kepatuhan tidak hanya membutuhkan seperangkat aturan, peran, dan tanggung jawab yang jelas.
Namun juga kepatuhan yang dijalankan secara konsisten, dipantau secara berkala, dievaluasi, dan diperbaiki secara berkelanjutan. Tanpa ada mekanisme monitoring memadai, hal ini memungkinkan munculnya celah kepatuhan yang dapat merusak sistem secara keseluruhan, bahkan berdampak pada unit atau individu yang telah menjalankan kepatuhan dengan baik.
Maka untuk mendukung implementasi sistem manajemen kepatuhan secara menyeluruh, perusahaan membutuhkan an audit software audit yang mampu mengelola seluruh siklus secara terstruktur. Dalam konteks ini, perusahaan tak perlu mengembangkan an audit software sendiri, karena Audithink menyediakan aplikasi audit yang dapat diandalkan untuk pencatatan, penilaian, dan pemantauan risiko secara real-time. Semuanya dipusatkan berdasarkan data, bukan sekadar asumsi. Jadwalkan demo gratis sekarang dan ketahui bagaimana aplikasi kami dapat diandalkan.
