Guna menunjukkan komitmen pada kualitas dan membangun kepercayaan pelanggan, pelayanan yang baik saja tidak cukup dilakukan. Dalam kondisi yang menuntut kredibilitas, penting bagi perusahaan melakukan audit seperti audit ISO 9001 yang mampu menunjukkan bahwa Sistem Manajemen Mutu (SMM) telah memenuhi standar.
ISO 9001 adalah standar internasional yang menjamin mutu produk atau layanan sesuai standar. Mulai dari kepatuhannya akan kebijakan hingga dapat melampaui kepuasan pelanggan.
Dengan melakukan penilaian berlandaskan ISO 9001, perusahaan tidak hanya meningkatkan citra dan kredibilitasnya, tetapi juga mampu memitigasi risiko dan melakukan perbaikan.
Apa Itu Audit ISO 9001?
Audit ISO 9001 adalah proses evaluasi dan penilaian terhadap organisasi untuk memastikan SMM berjalan sesuai standar ISO 9001. Penilaian ini dapat menyasar beberapa hal, seperti proses bisnis, prosedur, praktik kerja, dan kebijakan suatu organisasi.
Audit ini dapat dilakukan oleh auditor internal maupun eksternal. Auditor yang bertugas untuk menilai organisasi harus memiliki independensi untuk mencapai hasil akurat.
Hasil audit dapat digunakan sebagai evaluasi organisasi, meningkatkan kepercayaan pelanggan, dan menciptakan standar mutu yang tinggi.
Tujuan Audit ISO 9001
Umumnya, audit ISO 9001 dibutuhkan oleh hampir semua jenis perusahaan. Mulai dari manufaktur, jasa, hingga organisasi nirlaba. Beberapa alasan audit tersebut dilakukan adalah untuk mencapai tujuan-tujuan berikut.
- Mengevaluasi keandalan dan kesehatan sistem pengendalian internal
- Memastikan kepatuhan aturan, standar, dan prosedur
- Meminimalisir kerugian dan memaksimalkan keuntungan
- Memastikan informasi yang dihasilkan organisasi adalah informasi valid dan terpercaya
- Memastikan data yang diberikan kepada manajemen berintegritas
- Mencari peluang perbaikan untuk keberlanjutan organisasi
Kriteria Audit ISO 9001
Kriteria audit ISO 9001 menjadi elemen kunci standar untuk membentuk kerangka kerja manajemen dengan mutu yang kuat. Audit yang mengacu pada ISO 9001 sebenarnya terdiri dari 11 klausul. Namun empat klausul tidak wajib diimplementasikan. Oleh karena itu, disarankan kepada organisasi untuk menggunakan enam klausul berikut.
1. Klausul 4: Konteks Organisasi
- Fokus: menentukan tujuan organisasi (internal dan eksternal), apa yang ingin dicapai organisasi, pemangku kepentingan utama, dan kebutuhan pelanggan.
- Tujuan: memberikan pemahaman tentang kekuatan, risiko, dan area perbaikan untuk mengembangkan sistem manajemen mutu yang optimal.
2. Klausul 5: Kepemimpinan
- Fokus: mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab untuk membuat dan mengelola berbagai area sistem manajemen mutu.
- Tujuan: mendukung keberhasilan implementasi kerangka kerja, penerapannya, dan perubahannya seiring pertumbuhan bisnis.
3. Klausul 6: Perencanaan
- Fokus: merencanakan langkah untuk mendokumentasikan potensi risiko, tingkat keparahan dan kemungkinannya, tindakan mitigasi, dan menetapkan tujuan.
- Tujuan: mengatasi risiko dan peluang yang muncul, meningkatkan pengambilan keputusan, dan mempertahankan keberhasilan SMM.
4. Klausul 8: Operasi
- Fokus: menilai apa yang dikerjakan organisasi, seperti perencanaan dan pengendalian proses operasional, pemenuhan persyaratan pelanggan, konsistensi mutu produk atau jasa, pengendalian pihak eksternal, dan penanganan produk atau jasa yang tidak sesuai.
- Tujuan: memastikan mutu produk atau jasa konsisten, terkendali, dan sesuai standar.
5. Klausul 9: Evaluasi Kinerja
- Fokus: mengevaluasi dan mengukur metrik kinerja.
- Tujuan: membuat keputusan yang tepat serta meningkatkan manajemen kualitas dan kepuasan pelanggan berbasis data.
6. Klausul 10: Perbaikan
- Fokus: mendokumentasikan area potensial untuk perbaikan, peluangan, dan menanamkan tindakan pencegahan, menciptakan SMM yang kuat.
- Tujuan: menunjukkan keunggulan dengan pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan.
ISO 9001 Audit Checklist
Berbeda dengan jenis audit lainnya, audit ISO 9001 memiliki checklist khusus yang harus dilakukan dalam proses audit. Checklist ini dapat disesuaikan dengan konteks dan tujuan audit organisasi.
1. Organisasi
- Apakah isu internal dan eksternal telah diidentifikasi?
- Apakah kebutuhan pihak berkepentingan telah ditentukan?
- Apakah ruang lingkup SMM jelas?
2. Kepemimpinan
- Apakah manajemen puncak menunjukkan komitmennya terhadap mutu?
- Apakah kebijakan mutu dikomunikasikan dan dipahami?
- Apakah tanggung jawab dan wewenang telah ditetapkan?
3. Perencanaan
- Apakah risiko dan peluang telah dianalisis dan ditindaklanjuti?
- Apakah tujuan mutu ditetapkan dan dapat diukur?
- Apakah ada rencana pencapaian tujuan mutu?
4. Dukungan
- Apakah sumber daya (sumber daya manusia dan infrastruktur) yang tersedia memadai?
- Apakah kompetensi personel dibuktikan dan dipelihara?
- Apakah komunikasi internal berjalan dengan efektif?
5. Operasi
- Apakah proses operasional berjalan sesuai perencanaan?
- Apakah terdapat pengendalian perubahan yang terdokumentasi?
- Apakah produk tidak sesuai ditangani dengan prosedur yang tepat?
6. Evaluasi Kinerja
- Apakah pemantauan, pengukuran, dan evaluasi dilakukan?
- Apakah audit internal dilakukan sesuai jadwal?
- Apakah ada tinjauan manajemen yang komprehensif?
7. Peningkatan
- Apakah ketidaksesuaian ditindaklanjuti dengan tindakan korektif?
- Apakah ada upaya perbaikan berkelanjutan yang terencana?
Proses dan Tahapan Audit ISO 9001
Secara umum, pelaksanaan audit ISO 9001 tidak berbeda jauh dengan jenis audit lainnya. Audit ini juga melewati tahap perencanaan, pengauditan, pelaporan, dan penindaklanjutan.
1. Perencanaan
Tahap pertama adalah tahap perencanaan yang mencakup penetapan jadwal, proses audit, ruang lingkup audit, hingga auditor yang akan melaksanakan proses audit. Penyusunan rencana ini dapat dilakukan dengan meninjau hasil audit sebelumnya, agar audit yang akan dilakukan dapat memberikan hasil yang belum pernah dicapai.
2. Proses Audit
Setelah rencana-rencana disusun dan disetujui oleh tim audit maupun organisasi yang akan diaudit, auditor memulai proses audit. Proses ini diawali dengan mengumpulkan bukti-bukti yang relevan. Baik dari wawancara, observasi, maupun tinjauan dokumen.
Kemudian auditor membandingkan, meninjau, mengevaluasi, dan memberikan penilaian terhadap SMM organisasi.
3. Pelaporan Hasil Audit
Selanjutnya, auditor menyusun laporan audit. Laporan audit disusun dengan format yang jelas mencakup temuan, bukti, dan rekomendasi.
4. Tindak Lanjut atau Perbaikan
Tahap terakhir adalah proses tindak lanjut oleh organisasi. Pada tahap ini, organisasi melakukan perbaikan berdasarkan rekomendasi yang diberikan auditor.
Contoh Temuan Audit ISO 9001
Berikut ini contoh studi kasus audit ISO 9001 yang dilakukan di PT FNA, perusahaan jasa pengembangan perangkat lunak. Ruang lingkup audit mencakup proses pengembangan produk, sumber daya manusia, dan layanan pelanggan. Dalam audit ini, ditemukan beberapa temuan seperti berikut.
1. Ketidaksesuaian Minor: Dokumen SOP Tidak Diperbarui
- Kondisi: Dokumen standar operasional proses pengembangan perangkat lunak terakhir diperbarui pada tahun 2021, sedangkan proses kerja di lapangan berubah sejak tahun 2023.
- Kriteria: Menurut ISO 9001, dokumen harus selalu diperbarui dan sesuai dengan praktik kerja terkini.
- Bukti audit: Dokumen SOP lama, hasil wawancara dengan tim pengembang, dan perbandingan antara SOP dengan proses kerja harian.
- Rekomendasi: Memperbarui SOP secara berkala dan menetapkan cara pengendalian perubahan dokumen.
2. Ketidaksesuaian Mayor: Audit Internal Tidak Independen
- Kondisi: Audit internal dilakukan oleh staf yang bertugas mengaudit divisi mereka sendiri.
- Kriteria: Audit internal harus dilakukan secara objektif dan independen.
- Bukti audit: Jadwal audit internal dan daftar nama auditor internal.
- Rekomendasi: Menggunakan auditor dari divisi lain atau memakai auditor dari luar perusahaan.
3. Peluang Perbaikan (OFI): Penanganan Keluhan Pelanggan Tidak Dianalisis
- Kondisi: Keluhan dari pelanggan hanya dicatat, tetapi tidak ada analisis tentang tren atau penyebabnya.
- Kriteria: Perusahaan harus memantau dan mengevaluasi tingkat kepuasan pelanggan.
- Bukti audit: Catatan keluhan pelanggan, namun tidak ada laporan analisis.
- Rekomendasi: Melakukan evaluasi berkala terhadap keluhan pelanggan dan menganalisis trennya.
Penutup
Melihat perannya yang signifikan, audit ISO 9001 bukan hanya alat untuk meningkatkan citra perusahaan, tetapi juga kebutuhan yang wajib dalam pengelolaan sistem secara keseluruhan.
Dengan melakukan audit secara efektif, organisasi dapat meningkatkan kinerja, membangun kepercayaan pelanggan, dan memastikan kepatuhan terhadap standar ISO 9001. Hal ini menjadi fondasi untuk mencapai kesuksesan di masa depan.
Agar mendapatkan hasil audit yang akurat, andal, dan terpercaya, perusahaan tidak hanya membutuhkan auditor berpengalaman, tetapi juga alat yang bisa mendukung perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan audit secara sistematis.
Audithink hadir dengan aplikasi audit terbaik sebagai solusi inovatif untuk pengelolaan audit perusahaan berbagai bidang. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur laporan otomatis, sehingga proses audit menjadi lebih mudah, cepat, dan terintegrasi. Untuk informasi lebih lanjut, konsultasi, dan panduan lengkap, hubungi tim Audithink.
