Secara umum, audit penggajian dan personalia adalah pemeriksaan terhadap sistem, prosedur, aturan, maupun catatan terkait penggajian dan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM).
Pemeriksaan ini menjadi langkah strategis untuk mencegah beberapa risiko yang bisa muncul di kemudian hari.
Salah satunya adalah fraud atau kecurangan melalui sistem penggajian. Apabila terjadi kasus semacam ini, perusahaan tidak hanya mengalami kerugian uang, tetapi juga merugikan pihak lain.
Apa Itu Audit Penggajian dan Personalia?
Dalam konteks ini, penggajian merujuk pada pembayaran upah atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh seorang karyawan. Sementara, personalia merujuk pada hal-hal yang berkaitan dengan SDM. Jadi, audit penggajian dan personalia dapat dipahami sebagai tinjauan rutin terhadap catatan penggajian dan kepegawaian.
Tujuan Audit Penggajian dan Personalia
Pemeriksaan terhadap sistem gaji dan karyawan ini, dilakukan untuk mencapai berbagai tujuan. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.
- Memastikan semua karyawan dibayar dengan benar
- Memastikan pemotongan, pembayaran bonus atau komisi, dan laporan akurat
- Memastikan bahwa informasi selalu diperbarui
- Memastikan perusahaan mematuhi aturan penggajian, ketenagakerjaan, dan pembayaran pajak
- Menghindari skema komisi palsu
- Menghindari adanya karyawan fiktif
- Mengungkap potensi kesalahan dan ketidakakuratan
- Memastikan bahwa saldo akun yang terpengaruh oleh siklus penggajian dan personalia wajar dan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi
Ruang Lingkup Audit Penggajian dan Personalia
Dalam bidang akuntansi, auditor bertugas untuk memeriksa ketepatan, kepatuhan, menilai, dan mencocokkan informasi. Auditor tidak hanya menggunakan informasi berupa dokumen tertulis, digital, maupun aplikasi yang digunakan, tetapi juga informasi lisan dari divisi-divisi yang bersangkutan (apabila dibutuhkan).
Lalu, apa yang diaudit oleh auditor penggajian? Dokumen dan informasi yang menjadi data audit adalah data karyawan, daftar gaji dan pendistribusiannya, slip gaji, rekap absensi, sistem penggajian, hingga landasan kebijakan yang dianut. Melalui dokumen-dokumen tersebut, auditor bisa menilai dan menyarankan peningkatan kepada perusahaan.
Prosedur Audit Penggajian dan Personalia
Pemeriksaan catatan terkait penggajian dan personalia, tidak hanya membutuhkan data-data untuk ditelaah. Namun juga memerlukan tim untuk memastikan keberhasilan peninjauan dokumen-dokumen. Berikut tahapan kegiatan yang bisa dilakukan.
1. Merencanakan Waktu Pengauditan
Tahap pertama adalah merencanakan waktu pengauditan. Tahap ini mencakup kapan pengauditan dimulai, periode audit, dan estimasi waktu yang dibutuhkan. Dengan begitu, tim auditor bisa melangsungkan pemeriksaan sesuai dengan waktu yang dijadwalkan.
2. Mengumpulkan Tim
Tahap kedua, menentukan dan mengumpulkan tim yang akan memeriksa laporan perusahaan. Berkaitan dengan hal ini, perusahaan bisa menyusun tim internal atau meminta bantuan eksternal. Tim internal merupakan karyawan perusahaan, sedangkan tim eksternal adalah tim auditor dari Kantor Akuntan Publik (KAP).
3. Mengidentifikasi Bagian-Bagian yang akan Diaudit
Setelah tim terkumpul, tugas pertama adalah mengidentifikasi bagian-bagian yang akan diaudit. Pemeriksaan penggajian, akan berfokus pada sistem penggajian, kontribusi pajak, buku besar keuangan, hingga catatan waktu dan kehadiran.
Sementara bagian personalia akan berfokus pada sistem informasi manajemen personalia, penyusunan dan pengembangan personalia, serta pengawasan dan evaluasi organisasi.
4. Mengumpulkan Dokumen, Catatan, dan Informasi yang Diperlukan
Tahap keempat adalah mengumpulkan bahan-bahan untuk pengauditan berupa dokumen, catatan, dan informasi relevan yang diperlukan. Seperti, daftar karyawan, daftar penggajian, data lembar waktu (jam kerja dan hari libur), buku besar keuangan, hingga rekonsiliasi rekening bank. Bahan-bahan tersebut akan menjadi data untuk proses pemeriksaan.
5. Meninjau Data karyawan
Setelah itu, tim audit bisa mulai memeriksa dan mencocokkan data karyawan yang telah dikumpulkan. Peninjauan ini termasuk dalam proses audit pertama yang akan dilakukan oleh auditor dan timnya. Dalam proses ini, auditor bisa berkomunikasi dengan bagian SDM dan penggajian untuk memastikan bahwa informasi yang didapat benar dan akurat.
6. Meninjau Penggajian Berdasarkan Jam Kerja karyawan
Pada tahap keenam, proses audit adalah pencocokan gaji dengan jam kerja karyawan. Bagian ini menjadi salah satu bagian yang penting untuk dilakukan. Sebab, setiap karyawan berhak mendapatkan gaji sesuai dengan jam kerja mereka.
Namun dalam praktiknya, bagian ini juga kerap mengalami buddy punching atau pencurian waktu. Fenomena ini terjadi ketika seorang karyawan melakukan absensi terhadap rekannya yang sebenarnya tidak masuk, sehingga rekannya bisa mendapatkan bayaran meskipun tidak bekerja.
7. Memeriksa Pembayaran di Luar Gaji Pokok
Selanjutnya, auditor perlu memeriksa pembayaran-pembayaran selain gaji pokok. Seperti lembur, bonus, komisi, tunjangan-tunjangan, tambahan gaji, maupun tip. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa pembayaran gaji tidak mengalami salah hitung dan kelebihan maupun kekurangan bayar.
Mengingat, kelebihan penggajian bisa merugikan perusahaan dan kekurangan penggajian bisa menimbulkan konflik antara perusahaan dengan karyawan.
8. Memeriksa Transaksi Gaji Khusus atau yang Jarang Terjadi
Tahap kedelapan adalah proses peninjauan transaksi-transaksi lain di luar gaji pokok. Seperti penggantian biaya (reimbursement), bonus saat pertama kali bergabung, dan biaya pindah kerja (relocation pay). Semua transaksi tersebut, harus dicocokkan dengan perhitungan gaji dan data karyawan.
Mengingat, transaksi semacam ini rentan terjadi fraud. Untuk memastikan keakuratannya, auditor bisa melakukan verifikasi dengan bagian keuangan dan SDM.
9. Memeriksa Pemotongan dan Setoran pajak
Selain itu, pengauditan juga mencakup laporan pemotongan dan setoran pajak. Proses pemeriksaan ini memastikan, bahwa perusahaan memotong pajak dari gaji karyawan sesuai dengan aturan yang berlaku dan menyalurkannya ke otoritas pajak.
Jadi, auditor juga harus memastikan bahwa acuan kebijakan yang digunakan adalah kebijakan terbaru. Baik kebijakan mengenai penggajian maupun ketenagakerjaan.
10. Rekonsiliasi dan Penggajian
Rekonsiliasi adalah pencocokan dua akun untuk melihat perbedaannya. Dalam proses ini, dokumen yang dicocokkan adalah catatan penggajian, catatan bank, dan dokumen pendukung lainnya. Proses ini memastikan bahwa tidak ada pembayaran fiktif, ganda, atau tidak sah.
11. Memastikan Praktik Penggajian Sesuai Aturan
Setiap negara selalu memiliki aturan penggajian dan ketenagakerjaan masing-masing. Pada tahap ini, auditor memastikan bahwa perusahaan patuh terhadap hukum dan melakukan tugasnya sesuai dengan aturan yang berlaku.
12. Melaporkan Temuan
Setelah proses peninjauan dokumen selesai, auditor perlu membuat laporan mengenai apa yang ditemukan di lapangan. Laporan hasil audit nantinya akan dibagikan kepada beberapa staf terkait, seperti kepala SDM dan keuangan.
13.cMengidentifikasi Peluang Peningkatan dan Saran Perbaikan
Laporan audit tersebu, tidak hanya memuat apa yang ditemukan auditor di lapangan, tetapi juga memuat beberapa hal yang bisa ditingkatkan. Baik itu sistem penggajian maupun manajemen karyawan. Selain itu, auditor juga memberikan saran perbaikan untuk hal-hal yang berpeluang ditingkatkan.
Contoh Kasus Audit Penggajian dan Penyelesaiannya
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih jelas, berikut contoh kasus yang bisa dipelajari. PT Maju Terus adalah perusahaan yang bergerak di bidang baju muslim. Saat ini, PT Maju Terus memiliki 150 karyawan yang terbagi dalam beberapa divisi. Tiga diantaranya adalah divisi keuangan, SDM, dan administrasi.
Ketika tim audit internal melakukan peninjauan, ditemukan bahwa terdapat tiga nama karyawan yang sudah berhenti, tapi masih tercatat dalam transaksi dan sistem penggajian. Berdasarkan analisisnya, auditor menyebut hal ini sebagai indikasi karyawan fiktif. Hal ini bisa terjadi, karena data karyawan tidak mengalami pembaruan dalam periode tertentu.
Maka untuk menyelesaikan hal ini, auditor menyarankan beberapa hal kepada divisi terkait. Bagian personalia, melakukan verifikasi ulang data karyawan aktif, memperbaiki daftar karyawan, dan membagikannya kepada bagian keuangan.
Sementara bagian keuangan, mencocokkan data karyawan dengan data personalia dan menghentikan pembayaran gaji untuk karyawan fiktif. Untuk meningkatkan efektivitas penggajian dan pendataan karyawan, auditor juga menyarankan agar PT Maju Terus menerapkan sistem HR terintegrasi yang memiliki verifikasi periodik antara SDM dan bagian keuangan. Dengan begitu, nama karyawan yang sudah keluar tidak akan tercantum dalam daftar penggajian.
Contoh Audit Penggajian di Perusahaan
Dari contoh kasus audit PT Maju Terus di atas, auditor menerapkan beberapa tahap untuk melakukan penilaian terhadap laporan penggajian perusahaan. Proses audit tersebut berlangsung sebagai berikut.
- Mengumpulkan informasi – berupa data karyawan aktif, laporan penggajian, pembayaran-pembayaran, hingga laporan absensi dan lembur karyawan.
- Memeriksa data dan dokumen – auditor memeriksa seluruh informasi yang terkumpul. Termasuk mencocokkan ulang dan mencari informasi dari departemen terkait untuk informasi tambahan.
- Melaporkan hasil audit – auditor menulis laporan hasil audit yang mencakup temuan, masalah, peluang peningkatan, solusi dan saran.
Kesimpulan
Audit penggajian dan personalia adalah pemeriksaan dan peninjauan ulang oleh auditor internal maupun eksternal terhadap dokumen-dokumen penggajian dan kepegawaian. Proses ini dapat mengukur kesesuaian laporan dengan praktik penggajian dan ketenagakerjaan, meminimalisir adanya kecurangan keuangan, dan kepatuhan perusahaan terhadap hukum.
Proses audit dalam setiap perusahaan, menjadi salah satu bagian penting, karena dapat meningkatkan kesehatan perusahaan ketika dilakukan dengan benar. Namun dalam praktiknya, proses audit tidak semudah prosedur yang ada. Auditor harus berhadapan dengan keterbatasan waktu, SDM, hingga anggaran.
Maka, agar perusahaan mendapatkan hasil audit dalam periode waktu tertentu, tidak hanya dibutuhkan dana untuk mewujudkannya, namun juga sistem manajemen audit yang menjamin efisiensi praktik tersebut.
Audithink menawarkan software andal yang memungkinkan perusahaan mendapatkan laporan audit otomatis, lengkap, dan sesuai format.
Penilaian cepat, kinerja perusahaan meningkat.Informasi lebih lanjut terkait software ini, bisa Anda dapatkan melalui website Audithink atau request demo aplikasi langsung. Dapatkan panduan dan saran yang tepat dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.
