Sebagai standar internasional, ISO 9001 menjadi acuan utama dalam standarisasi mutu untuk memastikan bahwa proses bisnis perusahaan memenuhi persyaratan kualitas yang diakui secara global.
Untuk mematuhi standar ini, perusahaan perlu melakukan audit internal ISO secara rutin. Tanpa audit ini, ketidaksesuaian dalam proses bisnis dapat terjadi sehingga berpotensi untuk pencabutan sertifikasi ISO.
Kondisi ini tentu akan berdampak negatif pada kredibilitas perusahaan, mengurangi kepercayaan pelanggan, dan melemahkan daya saing di pasar.
Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan audit internal ISO dan bagaimana mekanisme penerapannya? Temukan jawabannya dalam ulasan berikut ini!
Apa itu Audit Internal ISO?
Audit internal ISO adalah proses untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif sejauh mana standar ISO telah terpenuhi secara sistematis, independen, dan terdokumentasi.
Hasil audit internal ISO memberikan evaluasi yang objektif terkait kepatuhan perusahaan terhadap peraturan yang berlaku. Proses ini juga akan memberikan panduan tindakan korektif apabila diperlukan.
Audit internal dilakukan secara mandiri oleh perusahaan untuk meninjau apakah sistem manajemen mutu perusahaan sudah diimplementasikan secara baik dan benar.
Meskipun terdapat tantangan seperti persepsi negatif terhadap auditor internal dan pemalsuan data oleh anggota departemen, audit internal ISO tetap harus dianggap sebagai mekanisme yang efektif untuk perbaikan berkelanjutan.
Tujuan Audit Internal ISO
Penerapan audit internal ISO memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai, yaitu.
- Mengevaluasi pemenuhan standar manajemen mutu perusahaan.
- Menganalisis efektivitas sistem manajemen mutu yang telah diterapkan.
- Mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan pada perusahaan.
- Memeriksa kelengkapan berkas dari hasil proses bisnis di setiap departemen.
- Meningkatkan kualitas operasional perusahaan untuk memperoleh keunggulan kompetitif.
- Memenuhi ekspektasi pelanggan guna meningkatkan loyalitas mereka.
- Mematuhi standar peraturan yang berlaku.
Jenis-jenis Audit Internal ISO
Terdapat tiga jenis audit internal yaitu.
- Audit Sistem: Audit sistem bertujuan untuk menilai keseluruhan sistem manajemen mutu perusahaan. Audit jenis ini berfokus untuk mengevaluasi apakah kegiatan perencanaan dan persyaratan untuk memastikan bahwa semua klausul telah diterapkan.
- Audit Proses: Audit ini dilakukan untuk menganalisis proses dalam sistem manajemen, memastikan bahwa proses berjalan dengan baik dan mencapai hasil yang diinginkan. Audit proses juga mengidentifikasi peluang perbaikan dan tindakan korektif yang diperlukan, serta lebih terfokus pada proses spesifik yang berisiko tinggi.
- Audit Produk: Audit ini melibatkan verifikasi kesesuaian produk pada berbagai tahap, seperti desain, produksi, dan pengiriman. Tujuannya adalah memastikan bahwa produk memenuhi persyaratan yang ditetapkan, seperti dimensi, fungsionalitas, dan pengemasan, sesuai dengan frekuensi yang telah ditentukan.
Syarat Pelaksanaan Audit Internal ISO yang Baik
Untuk mendapatkan hasil audit internal yang baik sehingga tenaga tidak terbuang sia-sia, terdapat 3 kriteria yang harus dipenuhi dalam prosesnya, yaitu.
1. Terjadwal secara Sistematis
Audit internal harus direncanakan dengan baik dan dilakukan secara berkala sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Perusahaan harus mendukung proses ini dengan menyediakan sumber daya yang memadai, termasuk tim auditor, waktu, dan anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaannya.
2. Bersifat Independen
Audit dilakukan secara objektif dan bebas dari konflik kepentingan, sehingga auditor tidak memiliki tanggung jawab langsung terhadap sistem, proses, atau produk yang diaudit.
Kemandirian auditor ini penting untuk menjaga keadilan dan menghindari bias. Perusahaan mempunyai hak untuk menentukan apakah sebuah individu layak menjadi auditor.
Biasanya, terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi seperti berbagai proses pelatihan dan sertifikasi.
3. Terdokumentasi dengan Baik
Proses audit harus mendokumentasikan bukti-bukti yang diperlukan untuk menunjukkan pemenuhan standar yang berlaku.
Bukti ini dapat berupa pengamatan, hasil pengukuran, pengujian, atau cara lainnya yang relevan dan terukur.
Langkah Pelaksanaan Audit Internal ISO
Bagi Anda yang ingin melakukan audit internal berikut merupakan langkah-langkah pelaksanaannya.
1. Merencanakan Jadwal Audit
Dengan penjadwalan yang baik, setiap departemen akan memahami bahwa kegiatan ini penting untuk mendorong perbaikan perusahaan di masa mendatang, bukan untuk mencari-cari kesalahan.
Selain itu, pihak terkait juga memiliki kesempatan untuk mempersiapkan dan memperbaiki proses yang ada sebelum audit dilaksanakan.
Frekuensi audit bergantung pada kebutuhan perusahaan, namun umumnya dilakukan sekali dalam setahun.
Terdapat juga perusahaan yang biasanya melakukan penjadwalan audit setiap tiga bulan sekali (triwulan) atau setiap enam bulan (semester).
2. Merencanakan Proses Audit
Proses audit internal ISO tidak hanya melibatkan tim auditor, tetapi juga auditee (objek audit), sehingga komunikasi dalam perencanaan menjadi krusial.
Di sinilah kolaborasi yang baik antara kedua pihak diperlukan agar audit dapat terlaksana dengan optimal.
3. Melaksanakan Proses Audit
Pada tahap ini, proses audit dimulai dengan pertemuan antara auditor dan auditee.
Auditor akan mengumpulkan data yang diperlukan untuk audit melalui berbagai metode, seperti wawancara, observasi langsung, serta meninjau dokumen-dokumen terkait dan sumber lainnya.
4. Melaporkan Hasil Temuan Audit
Langkah keempat adalah menyampaikan hasil iso 9001 internal audit
Temuan audit harus segera diinformasikan langsung kepada auditee agar mereka mengetahui aspek-aspek yang belum sesuai dan dapat melakukan perbaikan berdasarkan saran auditor.
Setelah itu, auditor akan menyusun laporan formal yang memuat temuan dari proses audit.
5. Mengimplementasikan Rekomendasi Perbaikan
Langkah terakhir adalah memastikan bahwa rekomendasi perbaikan diimplementasikan oleh departemen terkait.
Ini adalah langkah kunci dalam iso internal audit untuk meningkatkan kualitas proses bisnis.
Jika semua langkah dilakukan dengan baik, audit tidak perlu menjadi sumber kekhawatiran bagi perusahaan.
Contoh Pertanyaan Audit Internal
Bagi Anda yang ingin melaksanakan audit internal di perusahaan Anda, kami sajikan contoh pertanyaan yang dapat dijadikan referensi.
- Apa peran dan tanggung jawab Anda dalam proses manajemen mutu?
- Pelatihan apa yang diberikan kepada karyawan baru untuk memastikan mereka memahami standar kualitas?
- Apa langkah-langkah yang diambil untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan memenuhi spesifikasi yang ditentukan?
- Apakah Anda mencatat adanya pola ketidaksesuaian pada produk? Jika iya, langkah apa yang diambil untuk mengatasinya?
- Sejauh mana karyawan memahami kebijakan dan tujuan terkait kualitas perusahaan?
- Bagaimana perkembangan jumlah keluhan dari pelanggan dari waktu ke waktu?
- Alat atau metode apa yang Anda gunakan untuk menganalisis penyebab dari keluhan yang diterima?
- Bagaimana hasil perbaikan dan pencapaian disampaikan kepada seluruh karyawan?
Kesimpulan
Audit internal ISO adalah proses penting untuk memastikan bahwa perusahaan memenuhi persyaratan kualitas yang diakui secara global.
Melalui audit ini, perusahaan dapat mengevaluasi kepatuhan terhadap standar manajemen mutu dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Dengan pelaksanaan audit yang terencana dan independen, audit internal dapat menjadi alat efektif untuk mendukung perbaikan berkelanjutan dalam proses bisnis perusahaan.
Untuk mendukung proses audit internal perusahaan Anda, libatkan Audithink dalam mencapai kesuksesan sistem manajemen mutu Anda.
Kami menyediakan perangkat lunak audit internal yang telah diandalkan oleh berbagai perusahaan di berbagai sektor untuk mendukung manajemen audit dalam sistem internal mereka. Kontak sekarang!
