Audit payroll menjadi pemeriksaan yang perlu dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan akurasi penggajian para karyawan.
Identifikasi ini dianggap penting salah satunya karena memungkinkan perusahaan untuk meninjau kepatuhan sistem penggajian terhadap hukum.
Selain itu, diberlakukannya audit ini juga bertujuan untuk mencegah risiko terjadinya penipuan dalam sistem penggajian.
Lalu sebenarnya apa pengertian dari audit payroll, apa manfaatnya, serta bagaimana proses auditnya? Simak artikel berikut untuk mendapatkan jawabannya!
Pengertian Audit Payroll
Audit payroll adalah pemeriksaan secara komprehensif terhadap proses, data, dan catatan penggajian pada sebuah perusahaan.
Hal ini bertujuan untuk mengidentifikasi kesalahan dan ketidaksesuaian yang mungkin terjadi serta memastikan kepatuhan sistem penggajian terhadap regulasi perusahaan, standar keuangan, juga peraturan perundang-undang yang berlaku
Meskipun audit payroll dan audit keuangan sama-sama digunakan untuk memastikan akurasi data keuangan suatu perusahaan dan kepatuhannya terhadap kebijakan, kedua jenis audit tersebut tetap memiliki perbedaan yang signifikan.
Adapun audit keuangan merupakan pemeriksaan yang fokus pada laporan keuangan secara keseluruhan yang mencakup aset, pengeluaran, profit, dan lainnya untuk diperiksa berdasarkan standar akuntansi.
Sedangkan audit payroll merupakan peninjauan terhadap sistem penggajian, yang termasuk catatan gaji, tunjangan, dan lainnya.
Proses Audit Payroll
Untuk memastikan semua proses audit ini berjalan dengan benar, Anda dapat mengikuti langkah-langkah untuk memeriksa sistem penggajian pada perusahaan.
Berikut ini adalah proses audit payroll yang dapat Anda ikuti:
1. Membuat Perencanaan
Dalam hal ini auditor akan merencanakan audit penggajian akan dilakukan dengan tujuan apa, baik untuk memastikan kepatuhan pada peraturan atau mengidentifikasi terjadinya ketidaksesuaian atau kecurangan.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan memeriksa data karyawan, keakuratan dalam pembayaran, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
2. Mempersiapkan Dokumentasi
Pada tahap ini, auditor akan menghimpun dokumen-dokumen terkait, seperti daftar gaji karyawan, slip gaji, laporan pajak, kontrak kerja karyawan, dan aturan perusahaan mengenai sistem penggajian.
3. Mengidentifikasi Karyawan
Audit payroll memungkinkan auditor untuk memastikan bahwa penerima gaji telah sesuai dengan daftar karyawan yang aktif atau masih bekerja.
Diantara yang perlu diperiksa dalam hal ini adalah komponen gaji, seperti gaji pokok, insentif, tunjangan, potongan, dan lainnya.
4. Memeriksa Pemotongan dan Pajak
Auditor juga akan melakukan pemeriksaan terhadap potongan gaji dan pajak penghasilan yang dibayarkan telah sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
5. Memastikan Kepatuhan Perusahaan
Langkah selanjutnya dalam proses audit penggajian adalah memverifikasi perusahaan berdasarkan peraturan ketenagakerjaan, kebijakan pajak, dan kesejahteraan sosial.
6. Memeriksa Catatan Gaji
Dalam mengaudit catatan gaji, auditor akan memeriksa kesesuaian sistem penggajian dengan dengan regulasi yang berlaku.
Hal ini tentu untuk mengidentifikasi potensi terjadinya ketidaksesuaian yang terjadi pada pemberian gaji, tunjangan, atau bonus yang ada,
7. Memeriksa Sistem Penggajian
Audit payroll akan dilakukan untuk meninjau sistem penggajian secara keseluruhan dengan memastikan akurasi dan keamanan gaji, dari yang disimpan, dihitung, hingga diaudit.
8. Memeriksa Potensi Penipuan
Auditor akan mengidentifikasi sistem penggajian dari potensi terjadinya penipuan, seperti pembayaran gaji fiktif, manipulasi data, penggajian karyawan yang tidak aktif, dan lainnya.
9. Melakukan Rekonsiliasi Keuangan
Pada tahap ini, auditor akan mencocokkan catatan gaji dengan laporan keuangan perusahaan untuk memastikan tidak adanya selisih dana yang dikeluarkan sebagai upah karyawan dan jumlah yang seharusnya diterima pegawai.
10. Menyusun Laporan Audit
Selanjutnya, Auditor dapat menyusun laporan audit yang meliputi temuan audit, ketidaksesuaian atau kesalahan yang ditemukan, saran perbaikan, dan tindakan lanjutan yang perlu dilakukan.
11. Melakukan Tindak Lanjut
Dari rekomendasi perbaikan yang disampaikan auditor pada laporan audit, perusahaan dapat mengimplementasikannya dan melakukan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang telah ditemukan.
12. Melakukan Review
Tahap ini dilakukan untuk meninjau kembali perubahan yang direkomendasikan telah dijalankan dan masalah yang ditemukan telah diatasi dengan baik.
Untuk memastikan kesesuaian, akurasi, dan efektivitas sistem penggajian, perusahaan dapat melakukan audit payroll secara berkala.
Baca Juga: Panduan Lengkap Prosedur Audit, Tahapan, dan Contohnya
Manfaat Audit Payroll
Pada dasarnya, audit payroll bermanfaat untuk menghindarkan terjadinya risiko terkait sistem penggajian pada perusahaan atau suatu bisnis.
Diantara manfaat audit payroll yang akan dirasakan perusahaan adalah sebagai berikut:
- Mengidentifikasi ketidaksesuaian, dimana audit ini dapat membantu perusahaan untuk menemukan masalah yang terjadi sehingga dapat merencanakan strategi untuk mencegah terjadinya kesalahan yang sama.
- Mencegah terjadinya penipuan, dimana audit payroll secara berkala memungkinkan perusahaan mengidentifikasi kecurangan yang mungkin terjadi.
- Mencegah penumpukan masalah, dimana pelaksanaan audit payroll dapat membantu dalam menemukan risiko kesalahan dan segera memperbaikinya, sehingga bisnis dapat terus berkembang dengan perbaikan yang disarankan.
- Meningkatkan kepatuhan hukum, dimana pelaksanaan audit payroll memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kepatuhan sistem penggajian terhadap regulasi yang berlaku.
Tantangan dalam Proses Audit Payroll
Meskipun audit ini memberikan beragam manfaat, terdapat beberapa tantangan yang berpotensi menghambat proses audit penggajian ini.
Diantara tantangan dalam proses audit payroll adalah sebagai berikut:
- Ketidakakuratan data atau laporan keuangan, disebabkan karena kesalahan dalam memasukkan data gaji, potongan, tunjangan, dan pajak.
- Inkonsistensi data, disebabkan karena sistem penggajian, HRIS, dan sistem keuangan yang tidak sinkron.
- Dokumentasi dan bukti pendukung yang kurang, disebabkan karena perusahaan yang sering kesulitan untuk menyediakan bukti pembayaran, slip gaji, potongan pajak, dan lainnya.
- Perubahan regulasi, dimana peraturan mengenai penggajian dan perpajakan yang sering mengalami perubahan.
- Kesalahan perhitungan pajak, dimana ketidaksesuaian dalam menghitung pajak yang sesuai dengan DJP memungkinkan perusahaan mendapat denda atau sanksi administratif.
- Ketidakpatuhan terhadap regulasi, dimana perusahaan yang tidak patuh terhadap peraturan dapat berisiko pada hukum.
- Risiko kebocoran data payroll, yang mencakup gaji, tunjangan, dan rekening bank karyawan disebabkan oleh sistem yang tidak memiliki keamanan yang kuat dan akses yang tidak terbatas dapat berpotensi pada terjadinya serangan siber.
Pada dasarnya, manfaat yang dihasilkan dan tantangan yang dihadapi proses audit payroll ini masih banyak lagi.
Namun dalam menghadapi hambatan, seorang auditor pasti akan melakukan perencanaan sambil menajamkan pikiran dalam menghadapi kemungkinan tantangan yang terjadi.
Apabila perusahaan Anda ingin melakukan audit, Anda dapat memanfaatkan aplikasi Audithink yang menawarkan kemudahan dalam proses audit. Jika Anda berminat dan ingin mengetahui informasi selengkapnya mengenai Audithink dan fiturnya, jadwalkan demo sekarang juga!
