Audit surveillance adalah proses lanjutan setelah suatu perusahaan mendapatkan sertifikasi ISO.
Pada dasarnya, perusahaan bukan hanya perlu melakukan audit sertifikasi, tetapi juga perlu menerapkan audit pengawasan atau surveillance dan audit resertifikasi sebagai langkah lanjutannya.
Untuk lebih memahami mengenai audit surveillance, bagaimana prosesnya, sekaligus penjelasan terkait audit sertifikasi dan resertifikasi, silakan menyimak penjelasan artikel ini.
Apa Itu Audit Surveillance
Audit surveillance adalah pemeriksaan berkala yang dilakukan lembaga sertifikasi independen kepada organisasi atau perusahaan yang telah memperoleh sertifikasi.
Proses pengawasan ini dilakukan untuk memastikan efektivitas dan konsistensi perusahaan dalam menerapkan sistem manajemen mutu atau SMM berdasarkan standar yang ditetapkan ISO.
Pada umumnya, sertifikasi ISO berlaku hingga 3 tahun. Namun, perusahaan perlu melakukan audit surveillance pada setiap tahunnya untuk memastikan kepatuhannya terhadap aturan.
Setelah 3 tahun masa berlaku sertifikasi ISO, organisasi atau perusahaan dapat melakukan resertifikasi.
Dalam proses audit, auditor akan mengidentifikasi keseluruhan organisasi, mulai dari pegawai hingga masing-masing unit dalam menjalankan setiap aktivitas di perusahaan sesuai dengan SMM yang ditetapkan.
Hal ini karena untuk mempertahankan sertifikasi ISO, perusahaan harus mematuhi dan menjalankan sistem manajemen mutu sesuai dengan sistem yang ditetapkan.
Penerapan audit surveillance selalu diikuti dengan interview yang menanyakan perihal efektivitas dan konsistensi perusahaan terhadap sistem ISO. Berikut ini adalah beberapa pertanyaan umum yang ditanyakan oleh auditor, seperti:
- Apakah perusahaan masih sesuai dengan persyaratan klausul ISO?
- Apakah perusahaan masih menjalankan kebijakan dan SOP yang telah ditetapkan oleh ISO?
- Apakah perusahaan melakukan evaluasi dan peningkatan sistem manajemen mutu melalui audit internal dan management review secara berkala?
- Bagaimana tahapan dalam melakukan perbaikan berkelanjutan yang sesuai dengan standar ISO?
- Bagaimana tahapan yang dilakukan untuk menangani masalah internal perusahaan atau organisasi?
Baca Juga: Mengenal Standar Audit beserta 3 Jenis dan Kualifikasinya
Proses Audit Surveillance
Audit surveillance dikatakan cukup krusial karena digunakan untuk meninjau kepatuhan perusahaan terhadap klausul ISO.
Lalu bagaimana jika ditemukan adanya ketidaksesuaian dengan standar ISO? Hal yang perlu dilakukan adalah melakukan peninjauan dan audit internal pada perusahaan.
Karena itulah organisasi pemegang sertifikat ISO perlu menjalankan perusahaan sesuai dengan kebijakan agar tetap mendapat hak atas operasional tertentu.
Audit surveillance yang dilakukan pada setiap tahun setelah mendapatkan sertifikasi dilakukan oleh lembaga independen yang mengeluarkan sertifikat tersebut.
Karena dilakukan annually dalam tiga tahun masa berlakunya, audit surveillance akan diawali dengan review manajemen, audit internal, dan meninjau kembali penyesuaian selama satu tahun terakhir.
Penjelasan terkait persiapan sebelum menjalankan audit surveillance adalah sebagai berikut:
- Meninjau hasil audit sebelumnya, dimana auditor akan melakukan review serta tindakan perbaikan pada kesimpulan audit surveillance sebelumnya yang kemudian dilanjut dengan memastikan bahwa ketidaksesuaian yang pernah ada telah diatasi dengan langkah yang tepat, sekaligus berkomitmen terhadap perbaikan berkelanjutan.
- Memperbarui dokumentasi, dimana auditor akan melakukan verifikasi terhadap dokumentasi yang mencakup instruksi kerja, catatan, kebijakan internal, dan prosedurnya dari aspek keakuratan dan pembaharuannya agar tetap sesuai dengan praktik di perusahaan.
- Melakukan audit internal, dimana proses ini memungkinkan audit surveillance menjadi lebih efisien dalam mengidentifikasi potensi masalah atau ketidaksesuaian yang terjadi untuk dilakukan langkah perbaikan.
- Memberi pelatihan pada karyawan terkait ISO, dimana hal ini bertujuan untuk memastikan kepatuhan sekaligus meningkatkan kesadaran seluruh pegawai dalam menjalankan kewajiban dan tugasnya berdasarkan sistem manajemen ISO.
- Mempersiapkan informasi yang terdokumentasi, dimana auditor akan menghimpun seluruh dokumentasi yang dibutuhkan, seperti hasil audit pengawasan sebelumnya, laporan tindakan perbaikan, dan penyampaian bukti audit atas kepatuhan berkelanjutan terhadap standar.
- Melakukan review management, dimana auditor akan meninjau sistem manajemen secara komprehensif yang meliputi efektivitas kinerja, aspek yang dapat ditingkatkan, dan fleksibilitas perusahaan terhadap sistem manajemen untuk tetap sesuai dengan klausul ISO.
- Mengadakan rapat pra-audit, dimana perusahaan akan melakukan pertemuan dengan tim audit yang memungkinkan perusahaan untuk lebih memahami proses audit, mulai dari membahas ruang lingkup audit, memberikan jawaban atas pertanyaan terkait, dan lainnya sehingga audit pengawasan dapat berjalan dengan optimal.
- Memeriksa kepatuhan terhadap aturan, dimana perusahaan perlu memantau perubahan undang-undang industri atau standar ISO yang mungkin terjadi secara berkala, sehingga perusahaan dapat memastikan kesesuaian terhadap modifikasi tersebut.
- Menerapkan tindakan perbaikan, dimana auditor akan memastikan penerapan dan efektivitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh perusahaan pada ketidaksesuaian yang terjadi. Perusahaan kemudian akan menyajikan bukti dari tindakan perbaikan yang menunjukkan komitmen terhadap penanganan masalah yang ada.
- Melakukan simulasi, merupakan langkah preventif yang dilakukan perusahaan untuk mengenalkan staf pada prosedur audit, sehingga memungkinkan tim untuk membantu meninjau ketidaksesuaian yang mungkin terjadi saat proses audit.
- Mempermudah akses dokumentasi, dimana perusahaan dapat mempermudah kelola dan akses terhadap area yang perlu diidentifikasi, sehingga proses audit dapat berjalan lebih optimal dan efektif.
Baca Juga: 7 Perbedaan Audit Internal dan Eksternal, Yuk Ketahui!
Perbedaan Audit Sertifikasi, Surveillance, dan Resertifikasi
Pada dasarnya, ketiga audit tersebut memiliki beberapa kesamaan, seperti sama dilakukan oleh lembaga sertifikasi, sama dalam mengeluarkan tindakan perbaikan jika ditemukan ketidaksesuaian, dan sama dalam menghasilkan laporan audit.
Adapun perbedaan umumnya adalah pada kuantitas jam yang digunakan untuk proses dalam audit.
Audit Sertifikasi
Merupakan audit yang dilakukan pertama kali oleh perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO dengan memastikan kepatuhannya dalam standar yang telah ditetapkan.
Audit sertifikasi mencakup dua tahapan, dimana tahap pertama biasa dilakukan melalui jarak jauh untuk meninjau kesiapan perusahaan mengikuti audit tahap kedua.
Setelah memenuhi kriteria minimum tahap satu, tahap selanjutnya akan dilakukan di perusahaan.
Pada tahap kedua ini, auditor akan mulai mengidentifikasi perusahaan secara mendalam, mulai dari meninjau dokumen, melakukan wawancara, dan melakukan observasi kerja yang mencakup pemenuhan aspek standar oleh perusahaan.
Masa berlaku sertifikasi yang didapatkan perusahaan adalah tiga tahun dengan melakukan audit pengawasan pada setiap tahunnya.
Audit Surveillance
Memiliki cakupan yang tidak seluas dan tidak seintensif audit sertifikasi, dimana tugas auditor adalah melakukan peninjauan secara berkala.
Perusahaan akan ditinjau dari aspek kepatuhannya dalam menjalankan klausul ISO, sehingga organisasi dapat mempertahankan sertifikasinya.
Audit surveillance yang dilakukan setiap tahun selama tiga tahun masa berlaku sertifikasi ini tidak selalu akan mengidentifikasi seluruh aspek sistem manajemen mutu perusahaan.
Hal ini karena perusahaan dapat meninjau aspek tertentu, seperti lingkup yang berpotensi munculnya kesenjangan setelah tindakan perbaikan sebelumnya.
Untuk memastikan kelayakan perusahaan atas sertifikasi, perusahaan tentu akan berkomitmen dan bertanggung jawab dalam menangani perbaikan pada ketidaksesuaian yang terjadi.
Audit Resertifikasi
Sebagaimana namanya, audit ini merupakan sertifikasi ulang setelah masa berlaku sertifikasi pertama habis yakni setelah tiga tahun.
Tugas auditor dalam audit ini adalah untuk menjamin setiap perubahan yang terjadi pada perusahaan telah dinilai dan didokumentasi dengan tepat, sekaligus mengadakan pelatihan yang diperlukan untuk pegawai.
Selain itu, resertifikasi juga berperan untuk memastikan perusahaan selalu menyesuaikan sistem manajemen mutu dengan standar ISO versi terbaru yang berlaku.
Kesimpulan
Audit surveillance menjadi aspek yang cukup krusial dalam mengawasi SMM perusahaan tetap sesuai dan patuh terhadap standar ISO.
Selain melakukan sertifikasi, perusahaan juga sering kali menjalankan audit internal, seperti audit kepatuhan, operasional, laporan keuangan, dan audit kinerja.
Seperti Audithink yang telah mendukung banyak perusahaan dari berbagai industri dalam menjalankan audit internal.
Anda dapat menghubungi kontak kami untuk memperoleh informasi selengkapnya tentang layanan Audithink. Silakan menjadwalkan demo untuk segera melaksanakan program audit perusahaan!
