Dalam sebuah dunia audit terdapat hal yang digunakan oleh para auditor untuk memastikan bahwa semua aspek penting dari sebuah proses telah diperiksa secara menyeluruh.
Checklist audit adalah yang dimaksud. Untuk penjelasan lebih lengkapnya, mari kita simak bersama topik yang kita bahas kali ini.
Pengertian Audit Checklist
Checklist audit adalah daftar pertanyaan atau item yang disusun untuk memandu proses audit dalam memeriksa kesesuaian praktik operasional, keuangan, atau prosedural dengan standar yang telah ditetapkan.
Checklist ini digunakan oleh auditor untuk memastikan bahwa semua aspek penting dari sebuah proses, sistem, atau area yang diaudit telah diperiksa secara menyeluruh, membantu mengidentifikasi potensi masalah, ketidaksesuaian, atau area yang memerlukan perbaikan.
Adapun juga internal audit checklist yang dapat membantu auditor internal mengidentifikasi kekurangan, area yang membutuhkan perbaikan, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan efisiensi operasional.
Untuk memastikan bahwa audit internal dilaksanakan secara efisien, auditor sebaiknya melakukan berbagai persiapan, salah satunya adalah dengan menyiapkan checklist untuk audit internal.
Meskipun dalam standar ISO 9001:2015 tidak ada penjelasan rinci tentang kewajiban untuk membuat checklist audit internal, tetapi tetap merekomendasikan kepada klien untuk menyusun checklist tersebut. Hal ini disebabkan oleh banyaknya manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya checklist dalam proses audit internal.
Manfaat Internal Audit Checklist
Setelah memahami sekilas tentang pengertiannya, berikut ini adalah beberapa manfaat penggunaan checklist dalam pelaksanaan audit internal.
1. Membantu Mengingat
Salah satu keuntungan utama dari penggunaan checklist adalah bahwa hal itu membantu Auditor mengingat pertanyaan-pertanyaan yang perlu diajukan kepada Auditee.
Dalam proses audit internal, Auditor akan memeriksa berbagai proses, aktivitas, dan prosedur di dalam organisasi, sehingga akan ada banyak pertanyaan yang perlu diajukan kepada Auditee.
Dengan mencatat pertanyaan-pertanyaan tersebut ke dalam checklist sebelum hari audit, Auditor dapat terlihat lebih siap di hadapan Auditee.
2. Menjamin Mencakup Seluruh Poin yang Diperiksa
Selain membantu dalam mengingat, checklist juga berfungsi untuk memastikan bahwa semua persyaratan atau klausul ISO 9001:2015 yang relevan dengan Auditee telah diperiksa oleh Auditor. Keakuratan dan kehati-hatian dalam menyusun checklist sangat diutamakan agar checklist tersebut mencakup semua persyaratan yang berhubungan dengan Auditee.
3. Meyakinkan bahwa Interaksi Antara Proses Tercakup
Dalam suatu proses, seringkali melibatkan beberapa departemen dalam organisasi. Misalnya, dalam proses pengadaan barang dan jasa, bisa melibatkan departemen pengajuan, purchasing, keuangan, direksi, sampai bagian gudang.
Checklist ini memberikan pandangan kepada Auditor mengenai interaksi antar proses tersebut, sehingga Auditor perlu mempelajari prosedur yang akan diaudit dan mencatat poin-poin di mana terdapat interaksi dengan departemen lain.
4. Menjamin Kedalaman dan Kontinuitas Audit
Keuntungan lain dari penggunaan checklist adalah untuk membuat pemeriksaan lebih mendalam, bukan sekadar memverifikasi ada atau tidak dan ya atau tidak. Dalam checklist, Auditor dapat menyusun pertanyaan lebih rinci terkait persyaratan yang akan diperiksa. Contohnya sebagai berikut:
- Apakah kebijakan mutu telah ditetapkan?
- Apakah kebijakan mutu tersebut sesuai dengan persyaratan dalam standar ISO 9001:2015, klausul 5.2.1? Catatan: harus ada komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku dan pernyataan tentang perbaikan berkelanjutan pada sistem manajemen mutu.
- Apakah kebijakan mutu tersebut telah disosialisasikan kepada seluruh karyawan? Bagaimana cara sosialisasinya? Catatan: ambil sampel beberapa orang dan tanyakan tentang kebijakan mutu perusahaan.
- Apakah kebijakan mutu tersebut dievaluasi secara berkala?
Contoh-contoh di atas menunjukkan pertanyaan dalam checklist yang terkait dengan kebijakan mutu. Checklist dapat membantu Auditor untuk menjaga kedalaman pertanyaan audit.
Tentu saja, ketelitian Auditor saat menyusun checklist sangatlah penting.
Contoh Checklist Audit Internal
Checklist audit internal adalah daftar poin pemeriksaan yang digunakan auditor internal untuk memastikan bahwa setiap aspek operasi perusahaan berjalan sesuai dengan standar, kebijakan, dan regulasi yang berlaku.
Dengan checklist ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi menyeluruh terhadap proses bisnisnya dan membuat tindakan korektif yang diperlukan.
Berikut ini adalah contoh checklist audit internal sebagai berikut.
1. Kepatuhan Terhadap Kebijakan Perusahaan
Contoh checklist audit internal pertama ini memverifikasi apakah kebijakan internal perusahaan telah diimplementasikan dan dipatuhi oleh seluruh karyawan, serta apakah kebijakan tersebut sudah diperbarui sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut adalah daftar pertanyaannya.
- Apakah seluruh kebijakan perusahaan didokumentasikan dengan jelas?
- Apakah karyawan memahami dan mengikuti kebijakan tersebut?
2. Pengelolaan Risiko
Contoh checklist audit internal kedua ini mengevaluasi sejauh mana perusahaan telah mengidentifikasi dan mengelola risiko yang berpotensi merugikan, serta memastikan adanya rencana mitigasi yang jelas. Berikut adalah daftar pertanyaannya.
- Apakah perusahaan telah mengidentifikasi risiko utama?
- Apakah langkah mitigasi risiko dilakukan secara efektif?
3. Proses Operasional
Contoh checklist audit internal ketiga ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua proses operasional berjalan sesuai standar, mencari inefisiensi, dan mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi kerja. Berikut adalah daftar pertanyaannya.
- Apakah setiap langkah proses operasional telah sesuai standar yang ditetapkan?
- Apakah terdapat langkah yang dapat disederhanakan?
4. Pengendalian Keuangan
Contoh checklist audit internal keempat ini bertujuan untuk memeriksa apakah sistem keuangan telah bekerja dengan baik, mencatat semua transaksi secara tepat dan transparan, serta mematuhi standar pelaporan akuntansi. Berikut adalah daftar pertanyaannya.
- Apakah pencatatan transaksi dilakukan secara akurat?
- Apakah prosedur pelaporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi?
5. Sumber Daya Manusia (HR)
Contoh checklist audit internal kelima ini memeriksa kepatuhan dalam mengelola SDM, mulai dari rekrutmen hingga penilaian kinerja, memastikan bahwa sumber daya manusia dikelola dengan baik untuk mendukung tujuan perusahaan. Berikut merupakan daftar pertanyaannya.
- Apakah proses rekrutmen dan pelatihan karyawan dilakukan sesuai kebijakan?
- Apakah sistem penilaian kinerja diterapkan dengan adil?
6. Keamanan Informasi
Pada bagian yang ini memeriksa sejauh mana sistem keamanan informasi mampu melindungi data penting perusahaan, baik dari ancaman internal maupun eksternal. Berikut merupakan daftar pertanyaannya.
- Apakah kebijakan keamanan data diterapkan dan dipatuhi?
- Apakah sistem keamanan yang ada memadai untuk melindungi informasi sensitif?
7. Kepatuhan Terhadap Regulasi
Bagian ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua hukum dan regulasi yang berlaku di sektor bisnisnya, serta mendokumentasikan bukti kepatuhan. Berikut merupakan daftar pertanyaannya.
- Apakah perusahaan mematuhi semua regulasi yang berlaku?
- Apakah ada audit eksternal yang menunjukkan kepatuhan regulasi?
8. Kualitas dan Manajemen Produksi
Fokus dari audit ini adalah memastikan bahwa produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas, dan terdapat sistem untuk menangani produk yang tidak memenuhi syarat. Berikut merupakan daftar pertanyaannya.
- Apakah terdapat sistem kontrol kualitas yang efektif?
- Apakah produk cacat diperlakukan sesuai prosedur?
9. Lingkungan Kesehatan dan Keselamatan (HSSE)
Audit ini mengevaluasi apakah perusahaan memprioritaskan kesehatan dan keselamatan karyawan melalui kepatuhan terhadap prosedur keselamatan serta pelatihan berkala. Berikut merupakan daftar pertanyaannya.
- Apakah protokol keselamatan kerja dipatuhi secara konsisten?
- Apakah ada pelatihan keselamatan yang teratur?
10. Dokumentasi dan Arsip
Pemeriksaan ini memastikan bahwa dokumen perusahaan dikelola dengan baik, mulai dari penyimpanan, pengaksesan, hingga pengarsipan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Berikut merupakan daftar pertanyaannya.
- Apakah semua dokumen penting tersimpan dengan aman?
- Apakah ada prosedur untuk mengakses dan mengarsipkan dokumen?
Checklist audit internal membantu perusahaan mengevaluasi berbagai aspek operasional dan kepatuhan mereka terhadap kebijakan dan regulasi.
Setiap poin dalam checklist memberikan fokus khusus pada area penting seperti keuangan, SDM, risiko, dan keamanan informasi, memastikan bahwa semua fungsi perusahaan berjalan dengan efisien dan sesuai standar yang telah ditetapkan.
Kesimpulan
Penggunaan checklist ini memastikan bahwa proses audit berjalan secara terstruktur dan menyeluruh, mencakup semua poin kritis yang harus diperiksa.
Dengan checklist yang terencana dengan baik, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, menjaga efisiensi operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap standar dan regulasi yang berlaku.
Terakhir, kami Audithink menyediakan sebuah aplikasi yang akan membantu para tim audit perusahaan Anda dengan berbagai fitur yang kami tawarkan. Aplikasi yang kami tawarkan sudah dipercayai oleh banyak perusahaan karena proses audit internal yang lebih cepat, akurat, dan juga termotor.
Jika Anda tertarik untuk melakukan uji coba atau sekedar berkonsultasi secara lebih dalam, hubungi kontak kami untuk informasi yang lebih lengkap lainnya.
