Proses Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ), seringkali berhadapan dengan berbagai masalah. Seperti ketidaksesuaian data dengan barang atau layanan hingga kurangnya kompetensi panitia pengadaan. Dalam konteks inilah audit pengadaan barang dan jasa dibutuhkan.
Proses audit atau pemeriksaan dapat menjadi langkah bijak perusahaan untuk meminimalisir risiko-risiko negatif yang datang di masa depan. Proses ini bukan sekadar formalitas kerja, tetapi bagian strategis yang dapat menyelamatkan perusahaan.
Apa Itu Audit Pengadaan Barang dan Jasa?
Audit pengadaan barang dan jasa adalah pemeriksaan terhadap proses pengadaan barang dan jasa. Objek pemeriksaan ini tidak hanya melibatkan produk atau layanan yang akan diberikan kepada pelanggan, tetapi juga Sumber Daya Manusia (SDM), dokumen-dokumen yang relevan, hingga proses pengadaannya.
Penanggung jawab proses audit dapat melibatkan auditor dari Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan (BPKP), auditor internal, maupun auditor eksternal dari Kantor Akuntan Publik (KAP).
Tim audit harus terdiri dari orang-orang yang bebas kepentingan terhadap perusahaan audit. Hal ini dilakukan agar proses audit menghasilkan penilaian yang objektif, adil, tidak bias, dan kredibel.
Apa Tujuan Utama Audit dalam Pengadaan Barang atau Jasa?
Proses audit pengadaan barang dan jasa dilakukan untuk memastikan probity (kejujuran atau integritas) PBJ. selain itu, beberapa tujuan lain yang ingin dicapai melalui proses ini adalah sebagai berikut.
1. Memastikan Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan Peraturan
Proses audit memverifikasi proses pengadaan barang dan jasa dengan aturan dan kebijakan yang berlaku. Pemeriksaan ini mencakup potensi pelanggaran etika, korupsi, hingga konflik kepentingan. Verifikasi dilakukan untuk mencegah masalah hukum, sanksi, maupun denda yang timbul akibat pelanggaran.
2. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi
Pemeriksaan juga dilakukan terhadap proses pengadaan itu sendiri. Proses ini mengevaluasi apakah panitia pengadaan sudah menggunakan sumber daya yang tepat, proses seleksi pemasok efisien, dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa dengan harga yang kompetitif.
Penilaian memungkinkan auditor menyarankan perbaikan dan peningkatan kepada perusahaan agar proses pengadaan bisa bekerja lebih optimal.
3. Mengidentifikasi Risiko
Audit pengadaan barang dan jasa juga dilakukan untuk menghindarkan perusahaan dari risiko-risiko negatif yang berpotensi muncul di masa depan.
Oleh karena itu, auditor apakah proses pengadaan berisiko mengalami kecurangan, ketidakpatuhan, hingga penurunan kualitas barang atau jasa.
4. Menilai Kualitas dan Kinerja Pemasok
Audit pengadaan barang dan jasa tidak hanya memeriksa tim pengadaan, barang, atau jasa yang diberikan, tetapi juga kinerja pemasok dan kualitas barang atau jasanya. Auditor memberikan penilaian terhadap kerja pemasok selama kontrak berlangsung hingga kepatuhannya terhadap kontrak.
5. Merekomendasikan Perbaikan
Dalam proses audit PBJ, auditor bisa merekomendasikan perbaikan secara langsung atau selama proses pengadaan berlangsung maupun pada akhir penilaian.
Rekomendasi ini mencakup peningkatan terhadap kontrol internal, perbaikan aturan dan kebijakan, hingga langkah-langkah pengadaan yang lebih efektif dan efisien.
Mengapa Audit Pengadaan Itu Penting?
Pengadaan barang dan jasa berperan penting dalam pembangunan nasional dan pengembangan perekonomian daerah maupun pusat.
Namun sayangnya, proyek pengadaan yang kerap kali bernilai besar rentan menjadi sasaran tindak pidana korupsi. Berikut beberapa alasan yang menjadikan audit pengadaan barang dan jasa penting.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
- Mencegah korupsi
- Mengoptimalkan penggunaan anggaran
- Memastikan proses pengadaan sesuai regulasi
- Menjamin kepuasan pelanggan
- Menjamin keputusan berdasarkan data
- Memperbaiki proses dan prosedur
- Mendukung keputusan manajerial
Contoh Kasus Audit Pengadaan Barang dan Jasa
Untuk memahami bagaimana audit pengadaan barang dan jasa dilakukan, simak contoh kasus pengadaan sistem aplikasi keuangan di perusahaan GenZ.
1. Masalah
- Ditemukan indikasi proposal yang tidak sesuai kebutuhan instansi, tetapi tetap lolos ke tahap akhir seleksi.
- Terdapat potensi konflik kepentingan karena salah satu panitia pengadaan pernah bekerja di perusahaan yang diaudit.
2. Pelaksanaan audit
- Auditor meninjau dokumen RUP, RKS, kriteria evaluasi, dan rekam jejak vendor.
- Wawancara dengan panitia pengadaan untuk memastikan tidak ada keberpihakan.
- Auditor mengecek ulang kesesuaian spesifikasi teknis dengan kebutuhan instansi dan menelusuri proses penilaian administrasi dan teknis.
3. Hasil Audit dan Tindak Lanjut
- Terbukti ada kekeliruan dalam proses penilaian teknis dan pelanggaran probity terkait potensi konflik kepentingan.
- Vendor didiskualifikasi dan evaluasi diulang sesuai aturan.
- Instansi menghemat biaya hingga 10% dan memperoleh penyedia yang lebih kompeten.
Studi kasus ini menunjukkan bahwa audit dapat memastikan proses pengadaan berlangsung transparan, bebas konflik kepentingan, dan menghasilkan pemilihan vendor yang tepat dan efisien.
Proses Pelaksanaan Audit Pengadaan
Proses pelaksanaan audit pengadaan barang dan jasa melewati beberapa tahapan sebagai berikut.
1. Perencanaan Audit
Sebelum melakukan penilaian terhadap aktivitas pengadaan, auditor merencanakan proses audit yang akan berlangsung.
Tahap ini mencakup penentuan ruang lingkup dan tujuan audit, identifikasi risiko utama yang bisa muncul dalam proses pengadaan, dan penyusunan rencana kerja audit.
2. Pelaksanaan Audit
Selanjutnya, auditor mengumpulkan data dan dokumen pengadaan yang relevan. Sebagai langkah verifikasi atas dokumen-dokumen pengadaan, auditor juga bisa melakukan wawancara dengan pihak-pihak terkait dan observasi langsung pada saat proses pengadaan.
3. Pelaporan Hasil Audit
Setelah proses audit selesai, auditor menyusun laporan audit. Laporan tersebut berisi temuan, analisis, dan rekomendasi yang didukung oleh bukti-bukti kredibel.
Laporan audit kemudian dapat diserahkan kepada pihak yang berwenang sebagai landasan untuk mengambil keputusan atau langkah selanjutnya.
4. Tindak Lanjut
Tahap terakhir yang dilakukan auditor adalah tindak lanjut. Auditor memastikan bahwa rekomendasi atau saran audit dilakukan dengan baik oleh perusahaan yang diaudit.
Penutup
Audit pengadaan barang dan jasa dapat menjadi langkah solutif bagi perusahaan atau instansi terkait untuk memaksimalkan sumber daya dan biaya yang ada.
Bukti-bukti yang terkumpul selama proses audit dan hasil audit yang berintegritas memungkinkan perusahaan mengambil keputusan yang objektif dan terukur.
Jika organisasi Anda berencana melakukan audit dan membutuhkan aplikasi yang dapat diandalkan, Audithink dapat menjadi solusi inovatif untuk manajemen audit.
Audithink dilengkapi dengan berbagai fitur yang menunjang kebutuhan tim auditor dan auditee secara keseluruhan. Mulai dari risk assesment, planning, template program, notisi, monitoring, dan laporan otomatis. Mulai diskusi dengan kami dan konsultasikan langsung kebutuhan perusahaan Anda.
