Studi Kasus Sistem Manajemen Audit pada PT Timah Tbk

Sekilas tentang PT Timah

PT Timah merupakan Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di bidang pertambangan, lebih spesifik lagi pada pertambangan timah. Tidak hanya menjadi perusahaan pertambangan timah terbesar, PT Timah juga telah mengukuhkan diri sebagai perusahaan yang dikelola secara modern dengan terintegrasinya seluruh proses pertambangan, mulai dari proses eksplorasi, penambangan, hingga pengolahan dan juga pemasaran.

Dengan proses yang mengcover hulu ke hilir pertambangan, PT Timah menghadapi tantangan besar untuk terus meningkatkan efektivitas dan efisiensi di tiap rantai bisnis yang dimiliki. Salah satu proses utamanya adalah proses pengawasan terpadu yang dilakukan oleh tim Satuan Pengawasan Internal (SPI).

Tantangan Bisnis dalam Proses Pengawasan

Namun, dengan luasnya ruang lingkup pengawasan dan ditambah dengan sumber daya yang terbatas, membuat tim SPI seringkali menghadapi kendala dalam melakukan pengawasan yang efisien. Bahkan, penggunaan aplikasi Audit Management System yang seharusnya memudahkan proses audit, seringkali menjadi kendala karena kurangnya fleksibilitas untuk mengikuti dinamika yang ada di lapangan.

Dari pengalaman tersebut, tim SPI PT Timah bertemu dengan kami untuk menghadirkan aplikasi yang bisa menjadi solusi dari permasalahan yang dihadapi. Tidak hanya menjadi solusi dari masalah, aplikasi yang kami kembangkan juga harus mampu mengakomodir seluruh kebutuhan pengawasan yang ada di PT Timah. Mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, hingga proses monitoring rekomendasi. Dengan catatan, aplikasi yang dikembangkan harus menggunakan pendekatan yang dinamis.

Solusi yang Kami Tawarkan

Menjawab kebutuhan dari tim SPI tersebut, kami mulai mengembangkan aplikasi audit management system yang kami beri nama TIAMS. Menggunakan metode analisa holistik, kami merancang aplikasi ini agar bisa dioperasikan dengan dinamis dan juga future-proof untuk menghadapi kondisi di lapangan pada saat proses audit berlangsung.

Berikut beberapa fitur utama yang kami kembangkan, diantaranya:

1. Pembuatan laporan terintegrasi dimana nantinya setiap inputan yang dilakukan oleh user bisa digenerate secara langsung melalui aplikasi.
2. Templating audit program untuk mempercepat proses audit yang dilakukan dengan menggunakan rancangan yang sebelumnya pernah dibuat.
3. Database yang tersentralisasi untuk menyimpan dan mengorganisir seluruh data yang dibutuhkan dalam proses audit.
4. Komunikasi terpadu antar stakeholder untuk memudahkan koordinasi dan juga pencatatan yang lebih komprehensif.

Hasil yang Didapatkan Oleh PT Timah

Setelah beberapa tahun menggunakan aplikasi tersebut, tim SPI PT Timah telah melakukan beberapa kali proses improvement untuk bisa menyelaraskan aplikasi dengan kondisi yang dihadapi di lapangan. Dan aplikasi tersebut secara langsung memberikan peningkatan dari proses audit yang dilakukan oleh tim SPI, mulai dari proses yang terpusat, kemudahan pengawasan, otomasi proses, hingga kemudahan akses oleh tiap stakeholder yang terlibat.

Saat ini, aplikasi TIAMS sedang dalam proses improvement untuk bisa menyesuaikan dengan perubahan SOP dan juga penyempurnaan integrasi dengan aplikasi Audit Management System yang dimiliki oleh MIND ID selaku perusahaan holding PT Timah.