Studi Kasus Sistem Manajemen Audit pada MIND ID

Sekilas tentang MIND ID

PT Mineral Industri Indonesia (Persero) atau MIND ID adalah BUMN holding industri pertambangan Indonesia. Di bawahnya bernaung sejumlah perusahaan tambang nasional, di antaranya PT Antam Tbk, PT Bukit Asam Tbk, PT Freeport Indonesia, PT Inalum, PT Timah Tbk, dan PT Vale Indonesia Tbk.

Sebagai induk dari banyak entitas dengan skala operasi besar, MIND ID membutuhkan pengawasan internal yang konsisten, terdokumentasi, dan dapat dipantau dari satu tempat. Fungsi audit internal di tingkat holding perlu memiliki gambaran utuh atas status audit, temuan, dan tindak lanjut agar setiap risiko dapat ditangani tepat waktu.

Tantangan Bisnis yang Dihadapi

Sebelum memiliki sistem khusus, proses audit internal MIND ID masih banyak bergantung pada pengelolaan manual. Proses audit tanpa sistem membuat informasi tidak terpusat dan meningkatkan risiko human error. Beberapa tantangan utama yang dihadapi di antaranya:

1. Monitoring audit belum terpusat: informasi status audit, temuan, dan tindak lanjut tersebar sehingga sulit dipantau secara utuh dan tepat waktu.
2. Efisiensi monitoring perlu ditingkatkan: banyak pekerjaan dilakukan secara manual dan berulang, menyita waktu auditor yang seharusnya bisa difokuskan pada analisis.
3. Risiko keamanan data: data audit yang tidak tersimpan dalam satu sistem lebih rentan hilang atau rusak.
4. Sistem pelaporan belum terintegrasi: laporan disusun terpisah dari data kerja audit sehingga memakan waktu dan membuka peluang kesalahan input.

Solusi yang Ditawarkan oleh Audithink

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, dikembangkan AiMIND (Sistem Monitoring Internal Audit MIND ID), aplikasi web yang dikustomisasi sesuai alur kerja MIND ID, mulai dari perencanaan audit hingga pelaporan temuan. AiMIND dibangun oleh Sekawan Media pada 2022 dan kini berjalan di bawah arsitektur serta lisensi Audithink, platform audit management dari Sekawan Media.

1. Monitoring audit terpusat dan real-time: tim audit dapat melihat status audit, temuan, dan tindak lanjut terkini dari satu dasbor, sehingga tindakan bisa diambil dengan cepat dan tepat waktu.
2. Otomasi proses audit internal: tugas-tugas rutin diotomasi untuk mengurangi ketergantungan pada proses manual dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya audit.
3. Penyimpanan data terpusat dan aman: seluruh data audit tersimpan dalam satu sistem sehingga lebih terlindungi dari risiko kehilangan atau kerusakan fisik dokumen.
4. Laporan otomatis: laporan audit dihasilkan langsung oleh sistem dari data yang sudah terekam, sehingga penyusunannya lebih cepat dan konsisten.

Hasil yang Diperoleh

Digitalisasi audit internal melalui AiMIND membuat proses audit MIND ID lebih cepat, akurat, dan aman. Hasil pengukuran internal menunjukkan efisiensi audit meningkat hingga 40%. Karena data cukup dicatat sekali dan laporan dihasilkan otomatis, human error akibat input dan rekap manual juga berkurang secara signifikan.

AiMIND juga menjadi titik temu pengawasan di tingkat holding. Salah satunya, aplikasi audit internal PT Antam Tbk diintegrasikan dengan AiMIND agar hasil audit di anak usaha dapat dipantau langsung oleh manajemen MIND ID.

Pertanyaan yang Sering Diajukan