Studi Kasus Sistem Manajemen Audit pada PT FKS Management Services

Sekilas tentang PT FKS Management Services

PT FKS Management Services merupakan bagian dari FKS Group yang berperan sebagai penyedia layanan pendukung dan shared services bagi berbagai unit bisnis di dalam grup. Layanan yang diberikan mencakup beberapa fungsi penting, mulai dari Human Resources, Internal Control/Internal Audit, Business & Management Services, Legal, Information Technology, hingga Corporate Communication.

Sebagai bagian dari FKS Group, PT FKS Management Services memiliki cakupan layanan yang mendukung berbagai business units dalam grup, sehingga kebutuhan pengelolaan dan koordinasi antar unit menjadi bagian penting dalam menjalankan aktivitas bisnis. FKS Group sendiri merupakan grup usaha yang memiliki cakupan bisnis di berbagai sektor, termasuk food, infrastructure, dan property, dengan operasi yang telah menjangkau 10 negara.

Tantangan Bisnis yang Dihadapi

Dalam menjalankan proses audit, FKS Management Services masih melakukan beberapa tahapan secara manual. Meskipun digitalisasi proses audit secara keseluruhan belum menjadi kebutuhan utama, terdapat kebutuhan untuk membuat proses tracking dan monitoring hasil audit dapat dilakukan melalui sistem agar tindak lanjut dari setiap temuan dapat dipantau dengan lebih terstruktur.

Kondisi tersebut membuat proses monitoring masih memiliki beberapa kendala. Salah satunya adalah sulitnya memberikan reminder terhadap temuan atau finding yang telah melewati batas waktu (overdue). Selain itu, perkembangan tindak lanjut dari setiap temuan belum dapat diinformasikan secara real-time, sehingga dibutuhkan sistem yang lebih praktis untuk memantau status dan progress penyelesaiannya.

Solusi yang Ditawarkan oleh Audithink

Menjawab kebutuhan FKS Management Services dalam melakukan tracking dan monitoring hasil audit, kami mengembangkan Audithink sebagai sistem yang membantu memantau tindak lanjut setiap finding secara lebih terstruktur. Sistem ini dilengkapi dengan fitur yang membantu auditor dan auditee mengetahui status, tenggat waktu, serta perkembangan dari setiap rekomendasi tindak lanjut.

Berikut beberapa fitur utama yang kami kembangkan:

• Notifikasi dan Reminder Tindak Lanjut untuk membantu auditor dan tim terkait memantau finding yang telah melewati batas waktu (overdue), sehingga tindak lanjut yang belum diselesaikan dapat segera diperhatikan.
• Dashboard Monitoring Hasil Audit yang menampilkan keseluruhan status finding dan dapat difilter berdasarkan pusat, cabang, maupun auditor. Dashboard ini juga menampilkan aging dari masing-masing rekomendasi tindak lanjut.
• Pengajuan Perpanjangan Tenggat Tindak Lanjut yang memungkinkan auditee mengajukan perubahan batas waktu penyelesaian kepada auditor apabila terdapat kebutuhan untuk memperpanjang waktu pelaksanaan tindak lanjut.

Hasil yang Diperoleh

Pengembangan sistem monitoring audit untuk FKS Management Services membantu membuat proses pemantauan tindak lanjut hasil audit menjadi lebih terstruktur. Melalui sistem ini, status, aging, dan perkembangan setiap finding dapat dipantau dalam satu dashboard yang dapat difilter berdasarkan pusat, cabang, maupun auditor. Proses monitoring juga didukung dengan notifikasi dan reminder untuk membantu pihak terkait mengetahui finding yang telah melewati batas waktu. Selain itu, fitur pengajuan perpanjangan tenggat memungkinkan auditee menyampaikan kebutuhan perubahan waktu tindak lanjut kepada auditor melalui sistem.