Probity audit merujuk pada salah satu jenis audit yang dijalankan oleh auditor dalam suatu organisasi atau perusahaan. Jenis audit ini berfokus pada integritas proses yang dilakukan oleh perusahaan. Apakah proses kerjanya dilakukan secara transparan, akuntabel, sesuai regulasi, adil, atau tidak.
Pemeriksaan ini memungkinkan perusahaan mendeteksi kecurangan sejak awal. Dengan begitu, proses kerja selanjutnya dapat berjalan transparan, adil, tanpa adanya konflik kepentingan.
Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut pengertian probity audit, tujuan dan manfaatnya, pedoman, contoh laporan hasil, dan langkah-langkah untuk menjalankan pemeriksaannya.
Apa itu Probity Audit?
Probity audit adalah proses pemeriksaan secara independen untuk memastikan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan.
Dalam pemeriksaan ini, auditor memastikan bahwa kegiatan berlangsung sesuai prinsip penegakan integritas, kebenaran, kejujuran, dan memenuhi ketentuan perundangan yang berlaku.
Kegiatan-kegiatan yang ditinjau, dapat berupa pengadaan barang atau jasa, tender proyek konstruksi dan infrastruktur, seleksi atau rekrutmen pegawai, pemberian hibah, bansos, atau dana bantuan, penunjukan konsultan atau mitra strategis, dan lain sebagainya.
Tujuan dan Manfaat Probity Audit
Pemeriksaan probity audit dilakukan untuk berbagai tujuan dan manfaat sebagai berikut. Dengan begitu, hasil pemeriksaan dapat memberikan sejumlah dampak positif bagi lembaga atau organisasi atau perusahaan.
- Meminimalisir atau mendeteksi praktik korupsi lebih awal.
- Menghindari konflik dan permasalahan
- Meningkatkan integritas perusahaan melalui perubahan perilaku dan organisasi
- Menambah keyakinan investor maupun klien bahwa seluruh kegiatan dalam perusahaan dilakukan secara jujur dan dapat dipercaya.
- Meminimalisir adanya permasalahan hukum di masa depan.
Pedoman Probity Audit
Pedoman probity audit adalah seperangkat aturan, prinsip, dan standar yang harus dipatuhi oleh auditor ketika menjalankan proses audit.
Pedoman ini berfungsi untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang atau jasa, pengelolaan proyek, atau penggunaan dana publik dilakukan transparan, adil, bebas konflik kepentingan, dan akuntabel. Secara umum, isi pedoman probity audit mencakup beberapa hal sebagai berikut.
1. Prinsip Probity Audit
Dalam menjalankan pemeriksaan terhadap kerja lembaga atau perusahaan, auditor harus menjalankan dengan berlandaskan prinsip-prinsip audit.
- Integritas – auditor menjamin aktivitas organisasi dilakukan tanpa manipulasi, tekanan, atau kepentingan tersembunyi.
- Transparansi – setiap keputusan dan proses harus didukung dengan dokumentasi yang relevan.
- Akuntabilitas – pihak pengambil keputusan harus bisa menjelaskan dan mempertanggungjawabkan pilihannya.
- Keadilan dan kesetaraan – setiap peserta dilakukan sama berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
- Pengelolaan konflik kepentingan – setiap potensi konflik harus diungkapkan dan dikelola sejak awal, seperti tim pengadaan yang memiliki hubungan dengan vendor harus dikeluarkan.
2. Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit berkaitan dengan area yang diperiksa dan tahap yang akan dijalankan oleh auditor. Bagian ini mencakup penyusunan kebutuhan pengadaan, pembuatan dokumen tender, dan proses pemasukan penawaran.
Selain itu, ruang lingkup audit juga memberikan evaluasi terhadap teknis dan harga, penunjukan pemenang tender, dan manajemen kontrak. Sebagai contoh, dalam hal ini auditor memeriksa apakah kriteria penilaian sudah ditetapkan sebelum tender di buka atau tidak.
3. Peran dan Tanggung Jawab Auditor
Dalam melaksanakan probity audit, auditor tidak membuat keputusan. Melainkan, memantau kesesuaian proses dengan peraturan, memberikan masukan ketika ada risiko probity (integritas, kebenaran, dan kejujuran), mengawasi objektivitas evaluasi, memastikan dokumen lengkap, dan menilai integritas proses.
4. Prosedur Audit Probity
Pemeriksaan terhadap probity dapat dilakukan dalam beberapa cara yang relevan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Mulai dari review dokumen, observasi langsung terhadap proses tender, wawancara pejabat pengadaan, memeriksa bukti transaksi dan keputusan, hingga verifikasi kesesuaian aturan dengan regulasi pengadaan.
5. Penilaian Risiko Probity
Pedoman probity audit juga memuat daftar risiko yang berpotensi muncul dalam proses pengadaan. Hal ini penting menjadi fokus dan diawasi oleh auditor.
Beberapa risiko umum yang dapat muncul, seperti kolusi antar vendor, penyuapan, kebocoran informasi tender, persyaratan tender memihak vendor tertentu, penilaian manipulatif atau subjektif, dan dokumen evaluasi tidak konsisten.
6. Pelaporan Probity
Temuan-temuan auditor selama proses identifikasi, pencocokan, wawancara, hingga observasi dicatat dalam laporan probity.
Dalam melaksanakan probity audit, auditor dapat memberi masukan langsung ketika memantau proses pengadaan untuk mencegah pelanggaran atau konflik kepentingan. Setelah proses pengadaan selesai, auditor membuat laporan yang berisi hal-hal berikut.
- Temuan ketidaksesuaian
- Bukti pendukung
- Risiko yang muncul
- Rekomendasi proses
- Pernyataan integritas proses
7. Etika dan Independensi Auditor
Pedoman ini juga memuat etika yang harus dimiliki auditor selama proses audit berlangsung. Dengan begitu, independensi auditor tidak terganggu.
Beberapa etika yang harus dipatuhi auditor itu seperti, tidak boleh menerima hadiah, merekomendasikan vendor, terlibat dalam keputusan tender, harus menjaga kerahasiaan dokumen, dan mematuhi standar audit publik.
Contoh Laporan Hasil Probity Audit
Laporan Hasil Probity Audit
Pengadaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Kementerian XYZ
Periode: Januari-Maret 2025
1. Pendahuluan
Probity audit ini dilakukan untuk memastikan proses pengadaan Sistem informasi Manajemen Kepegawaian berlangsung transparan, akuntabel, adil, dan bebas konflik kepentingan. Audit dilaksanakan oleh Tim Probity Auditor Independen berdasarkan surat tugas No, 15/ST/2025.
2. Ruang Lingkup
Proses audit mencakup penyusunan dokumen tender, pengumuman dan pendaftaran peserta (penyedia barang atau jasa), evaluasi administrasi, teknis, dan harga, serta penetapan pemenang tender.
3. Metodologi
Probity audit dilakukan melalui beberapa cara. Diantaranya adalah observasi langsung selama proses pengadaan, penelaahan dokumen tender, wawancara dengan panitia dan peserta, dan penilaian kepatuhan terhadap Perpres Pengadaan Barang atau Jasa.
4. Temuan Utama
- Seluruh dokumen tender tersedia dan dapat diakses oleh seluruh peserta (penyedia barang atau jasa). Tidak ditemukan indikasi pembatasan informasi apapun.
- Proses evaluasi berjalan sesuai kriteria yang tertulis dalam dokumen pemilihan. Tidak ditemukan perlakuan khusus terhadap vendor tertentu.
- Panitia pengadaan barang atau jasa telah mengikuti prosedur Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang atau Jasa. Namun, ditemukan satu kekurangan, yakni berita acara evaluasi teknis tidak mencantumkan rincian bobot penilaian.
- Salah satu anggota panitia menyampaikan adanya hubungan kerja sebelumnya dengan salah satu vendor. Panitia segera mengganti anggota tersebut dan mencatatnya dalam berita acara.
5. Rekomendasi
Maka untuk meningkatkan proses pengadaan barang atau jasa yang transparan, adil, sesuai regulasi, dan terhindar dari konflik kepentingan, beberapa rekomendasi disarankan.
- Menyempurnakan dokumentasi evaluasi dengan melampirkan bobot dan alasan penilaian.
- Memperkuat mekanisme deklarasi konflik kepentingan sejak awal pembentukan panitia.
- Melakukan pelatihan probity bagi anggota panitia ke depan.
6. Kesimpulan
Berdasarkan hasil probity audit yang telah dilaksanakan, proses pengadaan dinilai telah berjalan dengan integritas yang baik dan sesuai prinsip transparansi serta akuntabilitas, meskipun masih terdapat area yang perlu diperbaiki terkait kelengkapan dokumentasi evaluasi.
7. Penutup
Demikian laporan ini disusun sebagai bentuk pemantauan independen untuk memastikan integritas proses pengadaan.
Tim Probity Auditor
(tanda tangan)
Nathan Pratama
KAP Setia Budi
Langkah-Langkah Melakukan Probity Audit
Secara umum, pelaksanaan probity audit dilakukan dalam langkah-langkah berikut.
- Penentuan ruang lingkup – auditor menetapkan batasan audit.
- Identifikasi risiko integritas – auditor mengidentifikasi potensi risiko terkait kejujuran proses kegiatan.
- Peninjauan kebijakan dan prosedur – auditor memastikan apakah organisasi memiliki kebijakan, pedoman, aturan, dan mekanisme yang baik.
- Pemeriksaan proses perencanaan – auditor memeriksa tahap awal sebelum kegiatan berlangsung, seperti kebutuhan pengadaan dan justifikasi pemilihan metode.
- Audit proses pemilihan vendor – auditor menilai pemilihan vendor dilakukan adil, transparan, semua dan peserta memiliki akses informasi sama.
- Peninjauan kontrak dan negosiasi – auditor memeriksa korespondensi negosiasi, draft kontrak, persyaratan pembayaran, ruang lingkup kerja, dan perubahan pada kontrak.
- Pemantauan pelaksanaan – probity audit yang bersifat real-time, mengharuskan auditor memantau secara langsung saat kegiatan berlangsung.
- Dokumentasi bukti – auditor mengumpulkan dan menyimpan bukti-bukti yang mendukung proses audit.
- Penyusunan temuan dan rekomendasi – auditor mendokumentasikan temuan dan rekomendasi yang akan disarankan pada organisasi.
- Penyusunan laporan probity audit – auditor menyusun laporan secara terperinci mulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan.
Penutup
Probity audit di Australia, New Zealand, dan negara-negara persemakmuran lainnya diakui dapat meningkatkan kualitas pencegahan korupsi.
Oleh karena itu, jenis audit ini dipromosikan sebagai salah satu cara untuk mewujudkan pengelolaan yang lebih terbuka, bertanggungjawab, transparan, dan uang digunakan dengan tepat.
Untuk mendapatkan hasil audit yang andal dan terpercaya, tidak hanya dibutuhkan auditor profesional, tetapi juga alat yang mampu mendukung perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan audit secara sistematis.
Audithink menghadirkan aplikasi audit terbaik sebagai solusi inovatif untuk manajemen audit berbagai perusahaan. Software ini didukung oleh fitur laporan otomatis, sehingga proses audit lebih mudah, cepat, dan terintegrasi.
Apabila Anda membutuhkan informasi lebih lanjut atau panduan lebih lengkap terkait aplikasi, hubungi tim Audithink pada kontak yang tersedia.
