Studi Kasus Sistem Manajemen Audit Mobile pada PT Perkebunan Nusantara III

Sekilas tentang PT Perkebunan Nusantara

Sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) berskala enterprise, PTPN III memegang peran krusial sebagai holding yang membawahi berbagai induk usaha perkebunan negara. Kegiatan usahanya mencakup pengelolaan, pengolahan, hingga pemasaran hasil perkebunan dengan komoditas utama seperti kelapa sawit, karet, tebu, teh, dan kopi dengan area lahan perkebunan yang sangat masif.

Dengan wilayah operasional yang tersebar luas dan menaungi banyak entitas anak usaha, PTPN III menghadapi tantangan manajerial yang kompleks. Di balik besarnya skala bisnis tersebut, terdapat kebutuhan mendesak untuk memastikan setiap lini anak usaha berjalan sesuai standar tata kelola perusahaan yang baik. Di sinilah kelincahan sistem pengawasan internal menjadi sangat vital.

Business Challenges Faced

Sistem yang sebelumnya digunakan oleh PTPN III memiliki beberapa isu utama, di antaranya:

• Hasil laporan audit belum sesuai: proses generate laporan dari sistem existing tidak berjalan secara optimal karena belum sesuai standar.
• Data tidak real-time: jeda waktu akibat proses input data yang tidak real-time memicu terhambatnya penyampaian informasi, sehingga pemantauan proses audit mengalami keterlambatan yang signifikan.

Solutions Offered by Audithink

Menyadari bahwa PTPN III membutuhkan ekosistem audit yang jauh lebih tangguh, fleksibel, dan adaptif, kami menghadirkan Audithink. Kami tidak sekadar mendesain ulang aplikasi, melainkan menyesuaikan kebutuhan perusahaan agar lebih relevan dengan mobilitas penggunanya. Beberapa fitur prioritas yang kami kembangkan untuk PTPN III meliputi:

1. Ekosistem web & mobile app terintegrasi: Audithink dikembangkan dalam bentuk web dan mobile app. Hal ini bertujuan untuk memastikan proses review dan approval bisa dilakukan kapan pun dan di mana pun, cukup dari genggaman smartphone.
2. Laporan otomatis yang dapat disesuaikan: user kini bisa mendapatkan laporan otomatis dari sistem secara presisi. Audithink juga menyediakan fitur document editor, sehingga pengguna dapat menyesuaikan dokumen secara langsung tanpa perlu keluar aplikasi.
3. Reminder task to-do list: fitur ini bertindak sebagai asisten proaktif yang mengingatkan user mengenai task apa saja yang perlu segera diselesaikan.
4. Dashboard overview: kami merancang dashboard interaktif yang menampilkan insight mengenai performa audit bagi manajemen.

Results Achieved

Melalui pengembangan sistem Audit Management System yang dikustomisasi sesuai kebutuhan, proses tracking dan monitoring tindak lanjut hasil audit dirancang untuk menjadi lebih terstruktur dan mendukung mobilitas tim audit. Informasi terkait status finding, aging, hingga tindak lanjut yang telah melewati batas waktu dapat dipantau melalui dashboard dan didukung dengan notifikasi serta reminder kepada pihak terkait. Dengan demikian, sistem ini diharapkan dapat membantu memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap progress tindak lanjut audit dan memudahkan koordinasi antara auditor dan auditee dalam proses penyelesaiannya.